วัดโมลีโลกยาราม ราชวรวิหาร

ตอนที่ ๓ หนังสือประทับตรา

ตอนที่ ๓

หนังสือประทับตรา

————-

        หนังสือประทับตรา  เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อประสานงานอีกชนิดหนึ่ง  ซึ่งเจ้าของหนังสือไม่ต้องลงนาม  ใช้ตราชื่อหน่วยงานประทับแทนการลงชื่อ  โดยให้หัวหน้ากองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากเจ้าของหนังสือเป็นผู้ลงชื่อย่อกำกับตรา  กำหนดหลักเกณฑ์ที่ให้ใช้ไว้  ๖   คือ

          (๑)  ขอทราบรายละเอียดเพิ่มเติม

          (การส่งสำเนาหนังสือหรือสิ่งของหรือเอกสารหรือบรรณสาร

          (การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน

          (การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ

          (การเตือนเรื่องที่ค้าง

          () เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา

        หนังสือชนิดนี้ มีข้อความกะทัดรัด  เหมาะสมในการใช้เกี่ยวกับงานที่ไม่สำคัญเป็นการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย  มีรายละเอียด  ๘  คือ  ที่,  ถึง,  ข้อความ,  ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก, ตราชื่อส่วนราชการ,  วัน เดือน  ปี,  ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง,  และโทร.  หรือที่ตั้ง

        (๑)  ที่  ปฏิบัติเช่นเดียวกับหนังสือภายนอก

        (๒)  ถึง  หมายถึงส่วนราชการหน่วยงานหรือผู้รับ

        (๓)  ข้อความ ให้ลงเฉพาะสาระสำคัญ ของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย

        (๔)  ส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ

        (๕) ตราชื่อส่วนราชการ  ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกแดงและผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับ

        (๖)  วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขบอกวันที่ ชื่อเดือนใช้เต็ม และตัวเลขบอก พ.ศ.

        (๗)  ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับในหนังสือภายนอก

        (๘)  โทร.  หรือ  ที่ตั้ง ให้ลงเลขโทรศัพท์ของเจ้าของเรื่อง  ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์  ให้ลงที่อยู่ตามความจำเป็น

        หนังสือชนิดนี้  ทางการคณะสงฆ์ไม่นิยมใช้ หากจะใช้ก็อนุโลมตามแบบที่แสดง มา  และเว้นชื่อเจ้าของเรื่องเสีย