วัดโมลีโลกยาราม ราชวรวิหาร

ตอนที่ ๖ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ตอนที่ ๖

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น

หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

————–

        หนังสือที่เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานจัดทำขึ้นตามอำนาจหน้าที่ หรือหนังสือที่บุคคล ภายนอกทำขึ้นยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ  ชื่อว่า  หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ  มี  ๔  ชนิด คือ  หนังสือรับรอง  รายงานการประชุม  บันทึก  และ  หนังสืออื่น

หนังสือรับรอง

        หนังสือรับรอง  คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล   หรือส่วนราชการ  เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง  มีรายละเอียดดังนี้

        ๑.  เลขที่  ให้ลงเลขที่เริ่มแต่  ๑  เป็นต้นไปจนสิ้นปีปฏิทิน

        ๒.  ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ    ให้ลงชื่อส่วนราชการ  และจะลงที่ตั้งด้วยก็ได้

        ๓.  ข้อความ  ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้  ให้ไว้เพื่อรับรองว่า  แล้วต่อชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง    เฉพาะบุคคล  ใช้ระบุคำนำหน้านาม  ชื่อ  นามสกุล ตำแหน่งหน้าที่  สังกัดหน่วยงาน แล้วจึงลงข้อความ

        ๔.  ให้ไว้  ณ วันที่ ให้ลงเลขบอกวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และเลขบอก พ.ศ.

        ๕.  ลงชื่อ  ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับในระเบียบ

        ๖.  ตำแหน่ง  ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับในระเบียบ

        ๗.  รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง ใช้ในกรณีที่สำคัญซึ่งออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูปถ่ายของผู้ได้รับการรับรอง ขนาด ๔ ´  ๖ ซม.  หน้าตรง ไม่สวมหมวกประทับตราชื่อส่วนราชการบนขอบด้านขวามือของรูปถ่าย ให้ลงชื่อผู้ได้รับการรับ รองลงลายมือชื่อไว้ด้านล่างและมีชื่อเต็มด้วย

รายงานการประชุม

        รายงานการประชุม  คือ  การบันทึกเหตุการณ์ในที่ประชุมความคิดเห็นของผู้มาประชุม  ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน  มีรายละเอียดดังนี้

        ๑.  รายงานการประชุม  ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม  หรือชื่อการประชุม

        ๒.  ครั้งที่  ให้ลงครั้งที่ประชุม

        ๓.  เมื่อ  ให้ลง  วัน  เดือน  ปี  ที่ประชุม

        ๔.    ให้ลงสถานที่ที่ประชุม

        ๕.  ผู้มาประชุม   ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่เป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม  ถ้ามีผู้มาประชุมแทน  ให้ลงระบุว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด

        ๖.  ผู้ไม่มาประชุม   ให้ลงชื่อและตำแหน่งผู้เป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผลมี่ไม่มาประชุม

        ๗. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ที่มิได้เป็นคณะที่ประชุม  แต่มาร่วมประชุม

        ๘.  เริ่มประชุมเวลา  ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

        ๙.  ข้อความ   ให้บันทึกข้อความที่ประชุม ให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุมหรือระเบียบวาระการประชุมพร้อมทั้งมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมแต่ละเรื่องตามลำดับ

        ๑๐.  เลิกประชุมเวลา  ให้ลงเวลาเลิกประชุม

        ๑๑.  ผู้จดรายงานการประชุม  ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม

        ๑๒.  ผู้รับรองรายงานการประชุม  หมายถึง  ประธานที่ประชุมซึ่งลงนามรับรองในเมื่อที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมนั้นแล้ว

บันทึก

        บันทึก  คือ  ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับ บัญชาสั่งผู้ใต้บังคังบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานต่ำกว่าระดับกรมติดต่อ กันในการปฏิบัติราชการ  โดยปกติให้กำหนดใช้กระดาษบันทึกข้อความ  มีรายละเอียดดังนี้

        ๑.  ชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง     โดยใช้คำขึ้นต้นตามความเหมาะสม

        ๒.  สาระสำคัญของเรื่อง   ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบให้ระบุไว้ด้วย

        ๓.  ชื่อและตำแหน่ง  ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ  ให้ลงวัน เดือน ปี  ที่บันทึกไว้ด้วย

หนังสืออื่น

        หนังสืออื่น  คือหนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานใน ทางราชการ  รวมถึง  ภาพถ่าย  ฟิล์ม  เทปบันทึกเสียง  เทปบันทึกภาพ  หรือหนังสือที่บุคคลภายนอกทำขึ้นยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่รับเข้าทะเบียนของทางราชการ

        หนังสือดังกล่าวนี้  มีแบบตามที่หน่วยงานแต่ละหน่วยจะกำหนดขึ้น  เว้นแต่ที่มีแบบตามกฎหมายกำหนด  เช่น  โฉนด  แผนที่  แบบ  แผนผัง  สัญญา  หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน  และคำร้องเป็นต้น

        หนังสือประเภทนี้  ทั้ง ๔ ชนิด  การคณะสงฆ์  คงใช้ตามหลักที่กล่าวนี้  จึงควรได้ทำความเข้าใจให้ถูกต้อง