วัดโมลีโลกยาราม ราชวรวิหาร

ตอนที่ ๓ การทำสำเนา

ตอนที่ ๓

การทำสำเนา

————

        เอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนกับต้นฉบับ ชื่อว่า สำเนา   ก็แล สำเนานั้นมี ๓ ชนิด  คือ   สำเนาคู่ฉบับ  ๑   สำเนาภาพถ่าย  ๑   สำเนาคัดลอก  ๑

        สำเนาคู่ฉบับ  คือสำเนาที่ทำพร้อมกับต้นฉบับ  ซึ่งเมื่อจะพิมพ์หรือเขียนได้มีการซ้อนกระดาษคาร์บอนและกระดาษพิมพ์  แผ่นหน้าเรียกว่า  ต้นฉบับ  แผ่นถัดไปเรียกว่า  สำเนาคู่ฉบับ  ต้นฉบับใช้เป็นเอกสารหลักและใช้ติดต่อ  ส่วนสำเนาคู่ฉบับใช้เป็นเอกสารเก็บ  มิได้ใช้ติดต่อ  ทางราชการให้ลงชื่อผู้ร่าง  ผู้พิมพ์  ผู้ทาน  และผู้ตรวจ คือผู้ลงนามในต้นฉบับไว้ท้ายสำเนาคู่ฉบับด้วย  ในทางการคณะสงฆ์มีเฉพาะชื่อผู้ตรวจคือเจ้าคณะผู้บังคับบัญชาเท่านั้น

        สำเนาภาพถ่าย  คือสำเนาที่ใช้เครื่องถ่ายเอกสารถ่ายจากต้นฉบับ  ซึ่งนิยมมากในปัจจุบัน สำเนาชนิดนี้ ต้องมีผู้ลงนามรับรองว่า  สำเนาอันถูกต้อง  หรือว่า  ได้ถ่ายจากต้นฉบับจริง ไว้ด้วย แม้การใช้เครื่องปรุลงกระดาษไข ก็จัดเป็นสำเนาภาพถ่ายด้วย

        สำเนาคัดลอก  คือสำเนาที่คัดลอกจากต้นฉบับด้วยการเขียนหรือพิมพ์ข้อความตามต้นฉบับลงในกระดาษใหม่  มีชื่อผู้รับรองสำเนา  สำเนาชนิดนี้เรียกว่า  สำเนาคัดลอก  มีวิธีปฏิบัติดังนี้ 

        ๑.  พิมพ์หรือเขียนคำว่า  สำเนา  ลงกลางกระดาษอยู่ภายในวงเล็บ  แล้วคัดข้อความทั้งหมดในหนังสือฉบับนั้น ๆ  ลงตามต้นฉบับทุกอักษร  ย่อหน้า  วรรคตอน  คงไว้ตามเดิมทุกประการ  พิมพ์คำว่า  ลงนาม  ภายในวงเล็บ  หน้าลายชื่อผู้ลงนามในหนังสือ และพิมพ์ชื่อผู้ลงนาม

        ๒. พิมพ์เพิ่มว่า สำเนาอันถูกต้อง ไว้มุมซ้ายใต้ข้อความเดิม ๒-๓  บรรทัด  ลงชื่อผู้รับรอง  สำเนา พร้อมด้วยตำแหน่ง  และวัน  เดือน ปี  พิมพ์ชื่อผู้คัดและผู้ทานไว้มุมขวามือ   ต่ำกว่าบรรทัด  วัน  เดือน  ปี  ๒-๓  ระยะบรรทัด

        อนึ่ง  เรื่องใดเห็นควรส่งสำเนาให้หน่วยงานหรือผู้ดำรงตำแหน่งใดทราบ  ก็พิมพ์ชื่อหน่วยงานหรือชื่อผู้นั้นส่งได้ เช่น

        สำเนาเรียน  เจ้าคณะ………………………

        ในกรณีเช่นนี้  ถือว่าผู้ได้รับสำเนานั้นได้รับทราบเรื่องนี้เป็นทางราชการ  หรือทางการคณะสงฆ์แล้ว           สำเนาเป็นเรื่องเลขานุการเจ้าคณะและพระสังฆาธิการ  ด้วยศึกษาให้เข้าใจพอควรแก่ฐานะ