Get Adobe Flash player

ตอนที่ ๙

การเก็บ การรักษา และการทำลายหนังสือ

 

การเก็บ

          การเก็บหนังสือราชการหรือหนังสือการคณะสงฆ์  เป็นส่วนหนึ่งแห่งงานสารบรรณ   ซึ่งจำเป็นที่พระสังฆาธิการและเลขานุการต้องศึกษาและปฏิบัติ เพราะเป็นงานในหน้าที่ เพื่อเป็นประโยชน์แก่งานสารบรรณของการคณะสงฆ์  ขอกำหนดแนวศึกษาเป็น ๒  คือ

                   ๑.  อุปกรณ์เกี่ยวกับการเก็บหนังสือ

                   ๒. การเก็บหนังสือและวิธีเก็บ

          ในการเก็บหนังสือทางการคณะสงฆ์ จำเป็นต้องมีอุปกรณ์เกี่ยวกับการเก็บเช่น เดียวกับทางราชการ  แต่เพราะงานเอกสารทางการคณะสงฆ์มีน้อย  มีอุปกรณ์แต่น้อยก็พอ  เฉพาะอุปกรณ์ที่จำเป็น  คือ  ตู้เก็บเอกสารซึ่งมั่นคงถาวร  แฟ้มเก็บเอกสาร  บัญชีประจำแฟ้มและทะเบียนเก็บหนังสือ

          การเก็บหนังสือนั้น  เมื่อว่าโดยระยะเวลาเก็บเป็น  ๒  คือ

                   ๑.  การเก็บในระหว่างปฏิบัติ

                   ๒.  การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย

          การเก็บในระหว่างปฏิบัติ  หมายถึง การเก็บเรื่องที่รอการปฏิบัติอยู่  เช่น เรื่องนั้นมีการทวงถามหรือหาเอกสารเพิ่มเติม  หรือส่งเรื่องไปแล้วแต่ยังต้องรอปฏิบัติ  เรื่องเช่นนี้จะต้องเก็บไว้รอ

          วิธีปฏิบัติ ให้เก็บเรื่องทั้งหมดรวมไว้ในปึกเดียวกันทั้งหนังสือเข้า-ออก และเอกสารประกอบ  โดยเรียงฉบับที่รับก่อนหรือทำขึ้นก่อนไว้ล่าง  วางฉบับใหม่ทับขึ้นบนตามลำดับและเก็บไว้ในแฟ้มรอปฏิบัติ   อย่ารวมกับเรื่องที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว

            การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว  หมายถึง   การเก็บเรื่องที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้วและเรื่องใด ๆ  ที่แจ้งให้ทราบ

          วิธีปฏิบัติ  ให้เก็บเรื่องทั้งหมดรวมกัน  เรียงหนังสือฉบับแรกเป็นลำดับหนึ่งและฉบับต่อ ๆ ไปไว้ล่างตามลำดับ  เย็บรวมเป็นปึกเดียวกัน  แล้วติดบัญชีหน้าเรื่อง  เก็บเข้าแฟ้มและทำทะเบียนเก็บ เขียนเครื่องหมายแฟ้มเก็บเข้าตู้เก็บเอกสารต่อไป

 

การรักษา

          บรรดาหนังสือที่เก็บแล้ว  เลขานุการต้องเก็บรักษาให้อยู่ในสภาพอันดี  หลักการเก็บรักษาโดยย่อมีดังนี้

                   ๑.  ถ้าเอกสารชำรุด ขาดผุ หรือลบเลือน  ต้องซ่อมหรือคัดสำเนาแทนไว้

                   ๒.  หากมีผู้ขอยืมหนังสือ ให้ทำบัญชีไว้ และทวงถามในเมื่อนานเกินควร

                   ๓.  หมั่นตรวจดูที่เก็บ  เพื่อความปลอดภัย

  

การทำลาย

          โดยระเบียบงานสารบรรณ ให้เก็บหนังสือราชการธรรมดาโดยมีกำหนดเวลาไว้  พ้นระยะเวลาแล้วจึงทำลายได้  และการทำลายหนังสือราชการนั้น  ได้กำหนดหลักการไว้โดยละเอียด  หนังสือบางประเภททำลายไม่ได้  เช่น หนังสือที่ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานไปตลอด  หนังสือเกี่ยวกับประวัติศาสตร์  สถิติ  ขนบธรรมเนียม  ประเพณี  วัฒนธรรม  เรื่องเป็นหลักฐานหรือเรื่องที่ใช้ในการศึกษาหรือการค้นคว้าต่อไป วิธีการทำลายหนังสือราชการนั้น  กำหนดไว้โดยละเอียด

ส่วนวิธีการทำลายหนังสือการคณะสงฆ์  เลขานุการควรสำรวจดูว่าเรื่องใดควรทำลายให้ทำบัญชีแสดงรายละเอียดนำเสนอผู้บังคับบัญชา เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว จึงทำลายได้  แล้วเก็บบัญชีและหนังสืออนุมัติไว้เป็นหลักฐาน  แต่การคณะสงฆ์มีหนังสือน้อย  ไม่ควรทำลายเลย

วิทยาพระสังฆาธิการ ๒

ตำรากวีนิพนธ์

ตำรากวีนิพนธ์

วิทยาพระสังฆาธิการ เล่ม ๑

วิทยาพระสังฆาธิการ เล่ม ๑

สถิติผู้เยี่ยมชม

002419549
วันนี้
เมื่อวาน
สัปดาห์นี้
สัปดาห์ก่อน
เดือนนี้
เดือนก่อน
ทั้งหมด
473
1563
5524
14511
23698
64581
2419549

Forecast Today
1944

13.99%
23.17%
4.39%
2.88%
0.02%
55.55%
Online (15 minutes ago):29

Your IP:54.145.51.250

ผู้ออนไลน์อยู่ขณะนี้

มีสาธุชน 29 ท่าน ออนไลน์

วัดโมลีโลกยาราม ราชวรวิหาร

ถ.วังเดิม แขวงวัดอรุณ เขตบางกอกใหญ่ กรุงเทพมหานคร ๑๐๖๐๐

โทร. ๐-๒๔๗๒-๘๑๔๗ แฟกซ์.๐-๒๔๗๒-๘๑๔๗

------------------------------------------------------

Copyright © 2012, Wat Molilokayaram. All Rights Reserved.