Get Adobe Flash player

ส่วนที่ ๔

เอกสารการประชุม

 

เอกสารเป็นอุปกรณ์อันสำคัญยิ่งในการประชุม และเป็นอุปกรณ์ที่จะขาดเสียมิได้  และการจัดทำเอกสารดังกล่าวนี้  เป็นหน้าที่ของเลขาธิการหรือเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่     เอกสารการประชุมนั้น  แยกเป็น ๒ คือ ระเบียบวาระการประชุม ๑  รายงานการประชุม ๑

 

ระเบียบวาระการประชุม

          เรื่องหรือประเด็นที่เตรียมนำเข้าปรึกษาหารือ หรือพิจารณาทำความตกลงกันในที่ประชุม ชื่อว่า เรื่องที่จะประชุม และการจัดเรื่องเข้าลำดับแห่งการพิจารณาก่อนหลัง  ชื่อว่า  ระเบียบวาระการประชุม

          โดยปกติ ที่ประชุมทุกระดับ   จะต้องดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุม  การประชุมจึงจะเป็นไปโดยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ  ที่ประชุมใดไม่ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระแล้ว  ที่ประชุมนั้นย่อมไม่เป็นระเบียบ  และระเบียบวาระการประชุมนั้น    จะต้องจัดส่งให้แก่ผู้เข้าประชุมพร้อมกับการนัดประชุม   เว้นแต่ไม่อาจส่งทัน   การจัดทำระเบียบวาระการประชุมนั้น  กำหนดให้จัดเรื่องที่จะพิจารณาก่อนหลัง  ดังนี้

                        เรื่องที่ประธานจะแจ้งที่ประชุมเพื่อทราบ

            รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

                        เรื่องด่วน

                        เรื่องธรรมดา

            เรื่องจรหรืออื่น ๆ

            วิธีจัดทำระเบียบวาระการประชุมนั้น  ให้เป็นหน้าที่ของเลขาธิการ หรือเลขานุการ หรือเจ้าหน้าที่ ผู้จัดทำต้องรวบรวมเรื่องที่จะนำเข้าพิจารณาแล้วจัดลำดับ  โดยกำหนดรูปแบบ ดังนี้ :-

                   ๑)  ระเบียบวาระการประชุม………………………………………………

                   ๒)  ครั้งที่……………………….สมัย……………………………………

                   ๓)  วันที่……………………………………………………………………

                    ๔)  สถานที่…………………………………………………………………

                   ๕)  หัวข้อเรื่องหรือประเด็นตามระเบียบวาระ

                             (๑)  เรื่องที่ประธานจะแจ้งที่ประชุมเพื่อทราบ

                             (๒)  รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

                             (๓)  เรื่องด่วน

                             (๔)  เรื่องธรรมดา

                             (๕)  เรื่องจรหรือเรื่องอื่น ๆ

 

 

รายงานการประชุม

 

          การบันทึกรายงานการปฏิบัติงานของที่ประชุมแต่ละครั้ง  โดยละเอียดถูกต้องตามความเป็นจริง  ชื่อว่า  รายงานการประชุม

          รายงานการประชุมนั้น  จัดทำหลังจากประชุมเสร็จแล้ว    โดยจัดทำตามที่ได้จดบันทึกไว้ในขณะที่ประชุม รายงานการประชุมแต่ละครั้งนั้น จะถือปฏิบัติตามมติที่ประชุมได้ ในเมื่อที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมนั้นแล้ว  เว้นแต่บางเรื่องซึ่งลงมติให้ปฏิบัติก่อนโดยมิต้องรอรับรองรายงานการประชุม    รายงานการประชุมนั้น มีข้อควรศึกษาเป็น  ๔  คือ :-

                        ประโยชน์ของรายงานประชุม

                        หลักการจัดทำรายงาน

                        วิธีปฏิบัติ

                        แบบรายงานการประชุม

          ประโยชน์ของรายงานการประชุม

                        เพื่อเก็บรายงานนั้นไว้เป็นหลักฐาน

                        เพื่อถือมติของที่ประชุมเป็นหลักดำเนินการหรือข้ออ้างอิง

                        เพื่อแสดงกิจการที่ล่วงไปแล้ว

                        เพื่อแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและถือปฏิบัติ

          หลักการจัดทำรายงาน

                        รายงานโดยละเอียดทุกกระทงความ พร้อมทั้งมติ (อาจลอกจากเทป)

                        )  รายงานเฉพาะประเด็นที่สำคัญ    อันเป็นเหตุนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมทั้งมติ

                        รายงานเฉพาะเหตุผลหรือข้อเสนอ  และหรือมติของที่ประชุม

          วิธีปฏิบัติ

                        ต้องนำรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ซึ่งที่ประชุมรับรองแล้วให้ประธานลงนามรับรองแล้วเก็บไว้เป็นหลักฐาน  เป็นหลักปฏิบัติและเป็นข้ออ้างอิง

                        )   ส่งรายงานการประชุมที่รับรองแล้วแก่กรรมการ หรือสมาชิกเพื่อทราบ

                        ทำหนังสือยืนยันมติของที่ประชุมแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ   และถือปฏิบัติ

                        จัดทำรายงานการประชุมครั้งที่เสร็จใหม่ เพื่อเตรียมนำเข้าพิจารณารับรองในการประชุมครั้งต่อไป

                        ถ้าเรื่องใดที่ประชุมมีมติให้ดำเนินการด่วน  โดยมิต้องรับรองรายงานการประชุม ให้ทำหนังสือยืนยันเรื่องนั้น แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและถือปฏิบัติก่อนรับรองรายงานการประชุม

          แบบรายงานการประชุม   กำหนดหัวข้อใหญ่  ๑๒ ข้อ ดังนี้

                   ๑)  รายงานการประชุม   คือ  หัวข้อใหญ่  ต่อด้วยคำว่าคณะกรรมการหรือชื่อที่ประชุมอื่น

                   ๒)  ครั้งที่. สมัย……  คือ บอกครั้งที่ประชุม ถ้ามีสมัยบอกสมัยสามัญ หรือสมัยวิสามัญด้วย

                   ๓)  วันที่…………….  บอกวันที่  เดือน  และ พ.ศ.

                   ๔)  สถานที่ประชุม  บอกว่า ประชุม ณ ที่ใด

                   ๕)  ผู้มาประชุม   บอกรายนามผู้เป็นองค์คณะที่ประชุมและเข้าประชุมเป็นรายบุคคลโดยระบุชื่อและตำแหน่งผู้เข้าประชุม  ถ้ามีจำนวนมากอาจลงเฉพาะจำนวน

                   ๖)  ผู้ไม่มาประชุม บอกรายชื่อผู้เป็นองค์คณะที่ประชุม แต่ไม่มาประชุมเป็นรายบุคคล หรืออาจบอกเฉพาะจำนวน

                   ๗)  ผู้เข้าร่วมประชุม  ระบุชื่อผู้ที่มิได้เป็นองค์คณะที่ประชุม  แต่ได้เข้าประชุมร่วมด้วย

                   ๘)  เริ่มประชุม  บอกเวลาเริ่มประชุม         

                   ๙)  ระเบียบวาระการประชุม   ระบุระเบียบวาระการประชุมตามลำดับพร้อมทั้งรายละเอียดตลอดจนมติที่ประชุม  ตามวาระที่ ๑-๒-๓  เป็นต้น

                  ๑๐)  เลิกประชุมเวลา   บอกเวลาเลิกประชุม

                  ๑๑)  ผู้จดรายงานการประชุม   หมายถึง ผู้จดรายงาน จะเป็นเลขาธิการ หรือเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่ก็ได้

                  ๑๒)  ผู้รับรองรายงานการประชุม  หมายถึง ประธานที่ประชุมซึ่งลงนามรับรองในเมื่อที่ประชุมรับรองรายการประชุมนั้นแล้ว

วิทยาพระสังฆาธิการ ๒

ตำรากวีนิพนธ์

ตำรากวีนิพนธ์

วิทยาพระสังฆาธิการ เล่ม ๑

วิทยาพระสังฆาธิการ เล่ม ๑

สถิติผู้เยี่ยมชม

002233470
วันนี้
เมื่อวาน
สัปดาห์นี้
สัปดาห์ก่อน
เดือนนี้
เดือนก่อน
ทั้งหมด
302
2344
7713
19829
68063
51230
2233470

Forecast Today
2856

13.89%
22.59%
3.93%
3.16%
0.02%
56.41%
Online (15 minutes ago):32

Your IP:54.225.54.120

ผู้ออนไลน์อยู่ขณะนี้

มีสาธุชน 32 ท่าน ออนไลน์

วัดโมลีโลกยาราม ราชวรวิหาร

ถ.วังเดิม แขวงวัดอรุณ เขตบางกอกใหญ่ กรุงเทพมหานคร ๑๐๖๐๐

โทร. ๐-๒๔๗๒-๘๑๔๗ แฟกซ์.๐-๒๔๗๒-๘๑๔๗

------------------------------------------------------

Copyright © 2012, Wat Molilokayaram. All Rights Reserved.