วัดโมลีโลกยาราม ราชวรวิหาร

ส่วนที่ ๔ เอกสารการประชุม

ส่วนที่ ๔

เอกสารการประชุม

—————————-

        เอกสารเป็นอุปกรณ์อันสำคัญยิ่งในการประชุม และเป็นอุปกรณ์ที่จะขาดเสียมิได้  และการจัดทำเอกสารดังกล่าวนี้  เป็นหน้าที่ของเลขาธิการหรือเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่     เอกสารการประชุมนั้น  แยกเป็น ๒ คือ ระเบียบวาระการประชุม ๑  รายงานการประชุม ๑

 

ระเบียบวาระการประชุม

        เรื่องหรือประเด็นที่เตรียมนำเข้าปรึกษาหารือ หรือพิจารณาทำความตกลงกันในที่ประชุม ชื่อว่า เรื่องที่จะประชุม และการจัดเรื่องเข้าลำดับแห่งการพิจารณาก่อนหลัง  ชื่อว่า  ระเบียบวาระการประชุม

        โดยปกติ ที่ประชุมทุกระดับ   จะต้องดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุม  การประชุมจึงจะเป็นไปโดยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ  ที่ประชุมใดไม่ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระแล้ว  ที่ประชุมนั้นย่อมไม่เป็นระเบียบ  และระเบียบวาระการประชุมนั้น    จะต้องจัดส่งให้แก่ผู้เข้าประชุมพร้อมกับการนัดประชุม   เว้นแต่ไม่อาจส่งทัน   การจัดทำระเบียบวาระการประชุมนั้น  กำหนดให้จัดเรื่องที่จะพิจารณาก่อนหลัง  ดังนี้

                   เรื่องที่ประธานจะแจ้งที่ประชุมเพื่อทราบ

               ๒)  รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

                   เรื่องด่วน

                   เรื่องธรรมดา

               ๕)  เรื่องจรหรืออื่น ๆ

          วิธีจัดทำระเบียบวาระการประชุมนั้น  ให้เป็นหน้าที่ของเลขาธิการ หรือเลขานุการ หรือเจ้าหน้าที่ ผู้จัดทำต้องรวบรวมเรื่องที่จะนำเข้าพิจารณาแล้วจัดลำดับ  โดยกำหนดรูปแบบ ดังนี้ :-

               ๑)  ระเบียบวาระการประชุม………………………………………………

                ๒)  ครั้งที่……………………….สมัย……………………………………

               ๓)  วันที่……………………………………………………………………

                ๔)  สถานที่…………………………………………………………………

               ๕)  หัวข้อเรื่องหรือประเด็นตามระเบียบวาระ

                      (๑)  เรื่องที่ประธานจะแจ้งที่ประชุมเพื่อทราบ

                       (๒)  รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

                       (๓)  เรื่องด่วน

                       (๔)  เรื่องธรรมดา

                       (๕)  เรื่องจรหรือเรื่องอื่น ๆ

รายงานการประชุม

        การบันทึกรายงานการปฏิบัติงานของที่ประชุมแต่ละครั้ง  โดยละเอียดถูกต้องตามความเป็นจริง  ชื่อว่า  รายงานการประชุม

        รายงานการประชุมนั้น  จัดทำหลังจากประชุมเสร็จแล้ว    โดยจัดทำตามที่ได้จดบันทึกไว้ในขณะที่ประชุม รายงานการประชุมแต่ละครั้งนั้น จะถือปฏิบัติตามมติที่ประชุมได้ ในเมื่อที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมนั้นแล้ว  เว้นแต่บางเรื่องซึ่งลงมติให้ปฏิบัติก่อนโดยมิต้องรอรับรองรายงานการประชุม    รายงานการประชุมนั้น มีข้อควรศึกษาเป็น  ๔  คือ :-

                   ประโยชน์ของรายงานประชุม

                   หลักการจัดทำรายงาน

                   วิธีปฏิบัติ

                   แบบรายงานการประชุม

        ประโยชน์ของรายงานการประชุม

                   เพื่อเก็บรายงานนั้นไว้เป็นหลักฐาน

                   เพื่อถือมติของที่ประชุมเป็นหลักดำเนินการหรือข้ออ้างอิง

                   เพื่อแสดงกิจการที่ล่วงไปแล้ว

                   เพื่อแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและถือปฏิบัติ

        หลักการจัดทำรายงาน

                   รายงานโดยละเอียดทุกกระทงความ พร้อมทั้งมติ (อาจลอกจากเทป)

                   )  รายงานเฉพาะประเด็นที่สำคัญ    อันเป็นเหตุนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมทั้งมติ

                   รายงานเฉพาะเหตุผลหรือข้อเสนอ  และหรือมติของที่ประชุม

        วิธีปฏิบัติ

                   ต้องนำรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ซึ่งที่ประชุมรับรองแล้วให้ประธานลงนามรับรองแล้วเก็บไว้เป็นหลักฐาน  เป็นหลักปฏิบัติและเป็นข้ออ้างอิง

                   )   ส่งรายงานการประชุมที่รับรองแล้วแก่กรรมการ หรือสมาชิกเพื่อทราบ

                   ทำหนังสือยืนยันมติของที่ประชุมแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ   และถือปฏิบัติ

                   จัดทำรายงานการประชุมครั้งที่เสร็จใหม่ เพื่อเตรียมนำเข้าพิจารณารับรองในการประชุมครั้งต่อไป

                   ถ้าเรื่องใดที่ประชุมมีมติให้ดำเนินการด่วน  โดยมิต้องรับรองรายงานการประชุม ให้ทำหนังสือยืนยันเรื่องนั้น แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและถือปฏิบัติก่อนรับรองรายงานการประชุม

        แบบรายงานการประชุม   กำหนดหัวข้อใหญ่  ๑๒ ข้อ ดังนี้

               ๑)  รายงานการประชุม   คือ  หัวข้อใหญ่  ต่อด้วยคำว่าคณะกรรมการหรือชื่อที่ประชุมอื่น

               ๒)  ครั้งที่. สมัย……  คือ บอกครั้งที่ประชุม ถ้ามีสมัยบอกสมัยสามัญ หรือสมัยวิสามัญด้วย

               ๓)  วันที่…………….  บอกวันที่  เดือน  และ พ.ศ.

               ๔)  สถานที่ประชุม  บอกว่า ประชุม ณ ที่ใด

               ๕)  ผู้มาประชุม   บอกรายนามผู้เป็นองค์คณะที่ประชุมและเข้าประชุมเป็นรายบุคคลโดยระบุชื่อและตำแหน่งผู้เข้าประชุม  ถ้ามีจำนวนมากอาจลงเฉพาะจำนวน

               ๖)  ผู้ไม่มาประชุม บอกรายชื่อผู้เป็นองค์คณะที่ประชุม แต่ไม่มาประชุมเป็นรายบุคคล หรืออาจบอกเฉพาะจำนวน

               ๗)  ผู้เข้าร่วมประชุม  ระบุชื่อผู้ที่มิได้เป็นองค์คณะที่ประชุม  แต่ได้เข้าประชุมร่วมด้วย

               ๘)  เริ่มประชุม  บอกเวลาเริ่มประชุม    

               ๙)  ระเบียบวาระการประชุม   ระบุระเบียบวาระการประชุมตามลำดับพร้อมทั้งรายละเอียดตลอดจนมติที่ประชุม  ตามวาระที่ ๑-๒-๓  เป็นต้น

                ๑๐)  เลิกประชุมเวลา   บอกเวลาเลิกประชุม

                ๑๑)  ผู้จดรายงานการประชุม   หมายถึง ผู้จดรายงาน จะเป็นเลขาธิการ หรือเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่ก็ได้

                ๑๒)  ผู้รับรองรายงานการประชุม  หมายถึง ประธานที่ประชุมซึ่งลงนามรับรองในเมื่อที่ประชุมรับรองรายการประชุมนั้นแล้ว

Hits: 422