ตอนที่ ๘
การจ่าหน้าซอง การรับ และการส่งหนังสือ
————–
การจ่าหน้าซอง
การจ่าหน้าซองหนังสือออกนั้น เป็นวิธีอันหนึ่งซึ่งเลขานุการและพระสังฆาธิการจะ ต้องศึกษา เพราะเป็นงานที่ต้องปฏิบัติประจำ การจ่าหน้าซองนั้น จะใช้พิมพ์หรือเขียนก็ได้ แต่ต้องให้สะอาดเรียบร้อยวางรูปเหมาะสม ระบุนามตำแหน่งหรือชื่อ ที่อยู่ของผู้รับให้ถูกต้องชัดเจน และระบุชื่อส่วนราชการหรือสถานที่หรือบุคคลผู้ส่งให้ชัดเจนด้วย โดยมีหลักดังนี้
๑. ชั้นความลับ ถ้ามี เช่น คำว่า “ลับที่สุด” เป็นต้น ให้พิมพ์ไว้กึ่งกลางซองด้านบน หากใช้ตรายางประทับจะดียิ่ง
๒. ชั้นความเร็ว ถ้ามี เช่น คำว่า “ด่วนที่สุด” เป็นต้น ให้พิมพ์ไว้บรรทัดแรกมุมซ้ายมือ หากใช้ตรายางประทับจะดียิ่ง
๓. ส่วนราชการที่ส่งหนังสือ ให้ระบุที่ทำงานหรือที่อยู่ของผู้ส่งหนังสือไว้มุม ซ้ายมือ ถัดจากชั้นความเร็ว
๔. ที่หนังสือ ให้พิมพ์ไว้ซ้ายมือระดับเดียวกับชื่อส่วนราชการ แต่ห่างลงพอควร
๕. คำขึ้นต้น ให้พิมพ์คำขึ้นต้น เช่น “เรียน” “เจริญพร” ไว้ต่ำลงระดับกลางหน้ากระดาษ แต่ห่างจากมุมซ้ายมือประมาณ ๕ นิ้ว พิมพ์คำขึ้นต้นแล้ว เว้นประมาณ ๔ – ๕ คำ จึงพิมพ์ชื่อหรือตำแหน่งผู้รับหนังสือ
๖. สถานที่ คือที่อยู่หรือสถานที่ทำงานของผู้รับ พิมพ์ตรงกับคำว่า “ชื่อหรือตำแหน่ง” ถัดลงไปอีก ๑ บรรทัด เช่น กรมการศาสนา กระทรวงศึกษาธิการ กรุงเทพมหานคร
๗. รหัสไปรษณีย์ ให้พิมพ์ไว้บรรทัดสุดท้าย เช่น ๑๐๒๐๐
การรับ – ส่ง
ในระเบียบงานสารบรรณของสำนักนายกรัฐมนตรี กำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการรับ-ส่งหนังสือราชการไว้กว้างขวาง แต่เพื่อประโยชน์แก่การปฏิบัติงานสารบรรณของการคณะสงฆ์ จะกล่าวถึงการรับส่งหนังสือแต่โดยย่อ พอเป็นแนวทางแห่งการปฏิบัติงานคณะสงฆ์
๑. การรับ เมื่อเลขานุการได้รับหนังสือเข้าหรือโทรเลขซึ่งไม่ลับ ให้ตรวจหนังสือนั้นว่ามีเอกสารบรรณสาร หรือวัตถุอื่นใดที่ส่งมาด้วยหรือไม่ ถ้ามีส่งมาด้วย มีครบถ้วนถูกต้องตามที่ระบุไว้หรือไม่ ถ้าไม่ถูกต้อง ขาดสิ่งใด ให้บันทึกไว้เป็นหลักฐานแล้วประทับตรารับหนังสือ ลงรายการรับและลงทะเบียนรับให้เรียบร้อยถูกต้อง แล้วนำเสนอผู้บังคับบัญชาเพื่อสั่งการ
ถ้าหนังสือ ลับที่สุด, ลับมาก, ลับ หรือ ปกปิด อย่างใดอย่างหนึ่ง ให้ประทับตรารับและลงรายการที่หน้าซอง แล้วนำเสนอผู้บังคับบัญชา อย่าเปิดซองก่อนผู้บังคับบัญชาและควรจัดแฟ้มเก็บหนังสือประเภทนี้ไว้แฟ้มหนึ่ง
๒. การส่ง ก่อนจะส่งหนังสือออก ให้เลขานุการจัดลงทะเบียนหนังสือออกแล้วจึงจัดการส่ง ถ้าฝากคนนำส่ง ให้มีใบรับหนังสือกำกับไปด้วย เพื่อผู้รับจะได้ลงนามรับเป็นหลักฐาน อย่าฝากลอย ๆ แม้ในทะเบียนส่งก็ลงหมายเหตุไว้ด้วยว่าฝากผู้ใด และให้เก็บใบรับหนังสือที่คืนมารวมกับสำเนาคู่ฉบับด้วย