ตอนที่ ๗
การวางรูปพิมพ์หนังสือราชการ
——–
เมื่อรู้ลักษณะหนังสือราชการแล้ว ต้องรู้จักการวางรูปหนังสือราชการและการพิมพ์ดีพอ จึงจะทำหนังสือราชการได้สวยงาม มีหลักควรทราบ ดังนี้
๑. ควรตั้งระยะพิมพ์ให้เหลือกระดาษข้างหน้าสัก ๑.๕ นิ้ว หรือ ๒ นิ้ว ข้างหลังประมาณ ๐.๕ นิ้ว ถึง ๑ อย่าพิมพ์เต็มทั้งหน้าและข้างหลัง
๒. ถ้ามีคำว่า ลับที่สุด ลับมาก ลับ ปกปิด คำใดคำหนึ่ง ให้พิมพ์ไว้กลางกระดาษ คำว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก ด่วน คำใดคำหนึ่งให้พิมพ์ไว้บรรทัดที่ ๑ ซ้ายมือ ติดมุมระยะกั้นกระดาษนั้น แล้วขีดเส้นใต้ เช่น “ด่วนที่สุด” แล้วบรรทัดที่ ๒ พิมพ์ที่……./…….. ต่อไป หรือใช้ตรายางประทับก็ได้
๓. ถ้าเป็นหนังสือธรรมดา ให้พิมพ์ ที่……./…… ไว้บรรทัดแรกมุมซ้ายมือ แล้วพิมพ์สถานที่ไว้มุมขวามือ แบ่งกระดาษพิมพ์เป็น ๔ ส่วน ขึ้นถัดจากตรงเริ่มส่วนที่ ๔ ไปด้านหน้า ประมาณ ๗–๑๐ อักษร
๔. วัน เดือน ปี พิมพ์ไว้บรรทัดที่ ๒ เริ่มจากตรงกลางหน้ากระดาษห่างจากบรรทัดส่วนราชการเจ้าของหนังสือ มากกว่าปกติ คือ ๑.๕ ระยะพิมพ์ดีด
๕. เรื่อง พิมพ์ชิดซ้ายใต้บรรทัด วัน เดือน ปี ห่างจากบรรทัด วัน เดือน ปี มากกว่าปกติ คือ ๑.๕ ระยะพิมพ์ดีด
๖. คำขึ้นต้น อ้างถึง, สิ่งที่ส่งมาด้วย พิมพ์ชิดซ้ายมือในบรรทัดถัด ๆ กันลงไปตามลำดับ ระยะบรรทัดเท่ากับข้อ ๕ เมื่อพิมพ์คำขึ้นต้น, อ้างถึง, สิ่งที่ส่งมาด้วย แล้วเว้นวรรค ๒ – ๓ ตัวอักษร จึงพิมพ์ต่อไป แม้ข้อ ๕ ก็เช่นกัน แต่เห็นว่าดูไม่สวยงาม หากจะใช้ตั้งระยะห่างจากสิ่งที่ส่งมาด้วย ๒ ตัวอักษรเป็นเกณฑ์ วางให้ตรงกัน จะดูงามขึ้น โดยสรุปใช้ได้ทั้ง ๒ แบบ
๗. เนื้อความตอนเหตุผล ห่างจากสิ่งที่ส่งมาด้วย เหมือนข้อ ๕ ข้อความตอนความประสงค์ห่างตอนเหตุผลดุจเดียวกัน และย่อหน้าตรงกัน
๘. คำลงท้าย ระยะบรรทัดให้ห่างจากข้อความบรรทัดสุดท้าย ๒-๓ ระยะ พิมพ์ดีด ตามปกติ เริ่มพิมพ์ไว้ตรงกลางหน้ากระดาษ แต่เห็นว่าดูไม่งาม ควรเริ่มจากถัดจากกลางหน้ากระดาษไปด้านหน้า ประมาณ ๔–๗ ตัวอักษร จึงดูงาม
๙. ชื่อและตำแหน่ง ระยะว่างไว้เพื่อลงนามเว้น ๒-๓ ระยะพิมพ์ดีด แล้วพิมพ์ชื่อไว้ในวงเล็บ และพิมพ์ตำแหน่ง คำลงท้ายชื่อและตำแหน่ง ต้องพยายามวางให้สวยงาม ต้องให้กลมกลืนกันกับคำลงท้าย ดังเช่น
……….คำลงท้าย……..
(…………..ชื่อ…………..)
……………ตำแหน่ง……………
๑๐. เจ้าของเรื่อง คือ แผนกราชการ ฝ่าย ส่วนหรือแผนกในทางการคณะสงฆ์ ให้พิมพ์ไว้มุมซ้ายมือ ห่างจากตำแหน่งประมาณ ๒ ระยะพิมพ์ดีด ส่วนราชการที่มีโทรศัพท์ ลงหมายเลขโทรศัพท์ด้วย ส่วนการคณะสงฆ์หากแบ่งงานรับผิดชอบ ให้ลงไว้ด้วย เช่น
ฝ่ายการศึกษา
โทร. ๔๗๒๕๐๓๘, ๘๙๑๐๒๘๘
๑๑. การพิมพ์ข้อความ
๑๑.๑ เรื่องที่มีข้อความเป็นเนื้อหาเดียวกัน ควรเว้นวรรค ๑ ระยะตัวอักษร ถ้ามีเนื้อหาต่างกัน ควรเว้นวรรค ๒ ระยะตัวอักษร
๑๑.๒ หนังสือที่มีหลายหน้า ควรยกเอาคำที่จะพิมพ์ในหน้าต่อไปมาพิมพ์ไว้ในหน้าที่จะหมดสัก ๑๐–๑๕ พยางค์ แล้วต่อด้วย……. ห่างจากบรรทัดสุดท้าย ๓ ระยะพิมพ์ดีด อยู่ด้านมุมขวามือ หน้าต่อไปควรลงเลขหน้าไว้กลางหน้ากระดาษ และหน้าสุดท้ายควรมีข้อความไม่น้อยกว่า ๓ บรรทัด ก่อนจะถึงคำลงท้ายจึงจะดูงาม และการใช้กระดาษ ควรใช้กระดาษตราเฉพาะหน้าแรกเท่านั้น หน้าที่ ๒ เป็นต้นไป ควรใช้กระดาษไม่มีตรา