ตอนที่ ๑ หนังสือภายนอก - วัดโมลีโลกยาราม ราชวรวิหาร

ตอนที่ ๑

หนังสือภายนอก

————

หนังสือภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

ส่วนทางการคณะสงฆ์ หนังสือภายนอก หมายถึงหนังสือติดต่อการคณะสงฆ์ที่เป็นแบบพิธีซึ่งมีไปมาระหว่างเจ้าคณะชั้นหนึ่งกับเจ้าคณะชั้นหนึ่ง หรือหนังสือติดต่อกับส่วนราชการ หรือหนังสือติดต่อกับบุคคลภายนอก เช่น หนังสือจากเจ้าคณะตำบล ถึงเจ้าคณะอำเภอ หรือหนังสือจากรองเจ้าคณะอำเภอ ซึ่งปฏิบัติการแทนเจ้าคณะอำเภอ ถึงเจ้าคณะจังหวัด หรือเจ้าอาวาสหรือเจ้าคณะชั้นใด ๆ มีไปถึงส่วนราชการหรือหน่วย งานอื่น ๆ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

อันหนังสือภายนอกนี้ โดยลักษณะการใช้ เรียกชื่อได้ ๔ คือ หนังสือตั้งต้น หนังสือสืบต่อ หนังสือโต้ตอบ และหนังสือตามเตือน มีรายละเอียด ๑๔ คือ ที่, ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ, วัน เดือน ปี, เรื่อง, คำขึ้นต้น, อ้างถึง, สิ่งที่ส่งมาด้วย, ข้อความ, คำลงท้าย, ลงชื่อ, ตำแหน่ง, ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง, โทร., และสำเนาเรื่อง (ถ้ามี) พึงทราบข้อแนะนำโดยสังเขป

๑. ที่ มีข้อควรทราบ คือ พยัญชนะรหัส เลขรหัส ทับ (/) และเลขจำนวน

พยัญชนะรหัส ใช้เป็นอักษรย่อ ๒ ตัว สำหรับบอกชื่อหน่วยราชการระดับ กระทรวง ทบวง หน่วยราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวงใด และจังหวัด เช่น นร สำนักนายกรัฐมนตรี ศธ กระทรวงศึกษาธิการ ทม ทบวง มหาวิทยาลัย พว สำนักพระราชวัง และ กท กรุงเทพมหานคร ในทางการคณะสงฆ์มิได้กำหนดใช้พยัญชนะรหัส ในบางภาคกำหนดใช้แล้วก็มี

เลขรหัส ใช้บอกชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเจ้าของเรื่อง ในส่วนกระทรวง ทบวง เลข ๒ ตัวแรกบอกกรม โดยเริ่มด้วย ๐๑ เลข ๒ ตัวหลังบอกกอง เริ่มด้วย ๐๑ ตามลำดับกรมกองในกระทรวงนั้น ๆ ในส่วนหน่วยราชการที่ไม่ขึ้นสังกัดสำนักนายก-รัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวงใด ใช้เลข ๐๐ นำหน้า เลข ๒ ตัวหลังบอกกอง เริ่มด้วยเลข ๐๑ ตามลำดับกองในสังกัด ในส่วนจังหวัด เลข ๒ ตัวแรกบอกอำเภอ เริ่มจาก ๐๑ (อำเภอเมือง) เฉพาะหน่วยงานในส่วนภูมิภาคที่ขึ้นตรงต่อจังหวัด ใช้เลข ๐๐ นำ แล้วต่อด้วยเลขรหัสของส่วนนั้น ๆ เช่น ๐๐๓๐ สำนักงานศึกษาธิการจังหวัด ถ้าเป็นสำนักงานศึกษาธิการอำเภอ นำเลขรหัสอำเภอเข้าข้างหน้า เช่น ๐๑๓๐ สำนักงานศึกษาธิการอำเภอเมือง

ทับ (/) และเลขจำนวน ใช้บอกจำนวนหนังสือออกแต่ละปี โดยใช้ (/) แล้วต่อด้วยเลขจำนวน เริ่มแต่ ๑ ไปจนสิ้นปีปฏิทิน แบบงานสารบรรณเดิม (พ.ศ. ๒๔๙๗) ใช้เลขบอกจำนวนไว้หน้าแล้ว (/) และต่อด้วยเลข พ.ศ. ทางการคณะสงฆ์ยังคงใช้แบบ เดิมอยู่เป็นส่วนมาก ส่วนในเขตปกครองคณะสงฆ์ภาค ๑๐ ใช้ตามแบบงานสารบรรณฉบับใหม่ ตัวอย่างเมื่อรวมแล้ว

กรมการศาสนา ที่ ศธ ๐๔๐๗/๕๓๕๐ ภาค ๑๐ ที่ สภ ๑๐๐๑/๑๕๐

จังหวัดยโสธร ที่ สส ๐๑๐๑/๑๓๐ แบบเดิม ที่ ๑๕๕/๒๕๓๙

โดยปกติการทำหนังสือภายนอก จัดทำเป็น ๒ ฉบับคือ ต้นฉบับสำหรับส่งและสำเนาคู่ฉบับ สำหรับเก็บเป็นต้นเรื่อง ทางราชการทำสำเนา ๒ ฉบับ เพราะต้องเก็บเป็นต้นเรื่องและส่งแผนกสารบรรณ

ในกรณีที่หนังสือซึ่งมีข้อความอย่างเดียวกันและผู้รับมีจำนวนมาก ใช้หนังสือ เวียนโดยเพิ่มพยัญชนะรหัส ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือออก จะใช้เลขหนังสือเวียนโดย เฉพาะ หรือใช้ต่อจากเลขทะเบียนหนังสือออกตามปกติก็ได้ เช่น

ที่ ศธ ๐๔๐๗/ว ๑๕๐๐ ที่ สภ ๑๐๐๑/ว ๕๕ หรือ ที่ ว ๕๕/๒๕๓๗

๒. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ หมายถึง ส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ เช่น “กรมการศาสนา” “จังหวัด….” “สำนักงานเจ้าคณะอำเภอ…” “วัด….” ให้ระบุส่วนราชการและสถานที่ตั้งพร้อมทั้งรหัสไปรษณีย์

๓. วัน เดือน ปี หมายถึง วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ ลงเฉพาะเลขบอกวันที่ ซื่อเดือนและเลขบอก พ.ศ. เช่น “๕ กรกฎาคม ๒๕๔๐”

๔. เรื่อง หมายถึง ชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ให้ย่อความประสงค์ของหนังสือ

ให้สั้นที่สุดเป็นชื่อเรื่อง ถ้าหนังสือสืบต่อโต้ตอบหรือตามเตือน ให้ใช้ชื่อตามเดิม อย่าตั้งใหม่ จะกลายเป็นคนละเรื่อง เช่น “เรื่อง การประชุมพระสังฆาธิการเพื่อพัฒนาชุมชน” และ “เรื่อง ขอแต่งตั้งเจ้าอาวาส”

๕. คำขึ้นต้น หมายถึง คำนำก่อนระบุตำแหน่งหรือชื่อผู้รับหนังสือ ใช้ให้เหมาะสมกับฐานะของผู้รับ เช่น “เรียน เจ้าคณะจังหวัด……” “กราบเรียน เจ้าคณะจังหวัด….” “เจริญพร อธิบดีกรมการศาสนา” ต้องศึกษาเรื่องคำขึ้นต้น สรรพนามและคำลงท้ายประกอบ

๖. อ้างถึง หมายถึง การอ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกัน ซึ่งส่วนราชการหรือบุคคลผู้จะรับหนังสือฉบับใหม่ เป็นเจ้าของหนังสือฉบับเดิม หรือเคยได้รับหนังสือที่อ้างถึงมาก่อน เพื่อให้การเข้าเรื่องถูกต้องและให้ผู้รับหารายละเอียดจากเรื่องเดิมมาประกอบ การพิจารณา ถ้าเรื่องเดิมมีหลายฉบับ อ้างถึงเฉพาะฉบับสุดท้าย ถ้าแต่ละเรื่องมีความ สำคัญ ต้องนำมาประกอบการพิจารณา ควรอ้างถึงทุกฉบับ ส่วนข้อความเดิมควรเก็บมาย่อ ๆ ดังนี้

“อ้างถึง หนังสือจังหวัดที่ สส ๐๐๐๑/๑๑๐ ลงวันที่ ๒๐ กันยายน ๒๕๒๘

ตามหนังสือที่อ้างถึง จังหวัดขออนุมัติกำหนดเขตปกครองตำบล ในเขตอำเภอ…………….. ดังความละเอียดแจ้งอยู่แล้ว นั้น”

การอ้างถึง โดยตรงใช้กับหนังสือโต้ตอบอย่างเดียว แต่หนังสือตามเตือนและอื่น ๆ ถ้าหนังสือที่อ้างถึงมีอยู่กับผู้รับแล้ว จะใช้ก็ควร ขอนี้ ผู้ร่างหนังสือพึงสังวร มิใช่ อ้างถึงโดยไม่มีจุดยืน

๗. สิ่งที่ส่งมาด้วย หมายถึง ข้อความที่ใช้พิเศษเมื่อมีการส่งสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ไปพร้อมกับหนังสือฉบับนั้น ถ้ามีหลายรายการให้บอกทุกรายการ โดยระบุ ๑, ๒, ๓, ตามความสำคัญ ถ้ามีรายการเดียวให้ระบุธรรมดา ตัวอย่าง

หลายรายการ สิ่งที่ส่งมาด้วย

๑. บัญชีขอพระราชทานสมณศักดิ์ ๑ ชุด

๒. ประวัติพระสังฆาธิการ ๒๐ ชุด

รายการเดียว สิ่งที่ส่งมาด้วย ร่างประกาศคณะสงฆ์จังหวัด ๔ ฉบับ

๘. ข้อความ หมายถึง ความของหนังสือ ให้ลงสาระสำคัญของหนังสือฉบับนั้นให้ชัดเจนและอ่านเข้าใจง่าย ข้อความนั้น ควรแยกเรื่องเป็น ๒ ตอน คือ

ก. ตอนเหตุผล เริ่มต้นด้วยการลำดับเหตุผลแห่งเรื่องนั้น ๆ หรือปรารภถึงมูลเหตุแห่งเรื่องนั้น ๆ พอให้เห็นภาพพจน์โดยชัดเจน อันเป็นความท่อนต้น ถ้าเหตุผลหรือมูลเหตุมีหลายประการ ให้เรียงเป็นวรรคตามเหมาะสมแก่รูปเรื่อง

ข. ตอนความประสงค์ ให้แสดงความประสงค์ในการมีหนังสือฉบับนั้นโดยชัดเจน หากมีความประสงค์หลายประการ ควรเรียงเป็นข้อ ๆ

อนึ่ง ในบางกรณี มีตอนเหตุผลและตอนความประสงค์ แล้วมีตอนสรุปความอีกชั้นหนึ่ง ใช้ในลักษณะที่ความประสงค์ยืดยาว

๙. คำลงท้าย หมายถึง คำที่ใช้คู่กับคำขึ้นต้น ให้ใช้โดยพอเหมาะสมแก่ฐานะของผู้รับกับผู้ส่ง เช่น “เรียนมาด้วยความนับถือ” “ขอเจริญพร”

๑๐. ลงชื่อ หมายถึง ลายเซ็นของเจ้าของหนังสือ ให้พิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายเซ็น เฉพาะทางการคณะสงฆ์ ให้เซ็นชื่อเต็ม อย่าใช้อักษรย่อ หรือเซ็นเฉพาะชื่อ ไม่มีคำว่า“พระ” หรือคำว่า“เจ้าอธิการ” นำหน้านาม เพราะขาดคำแสดงสมณภาวะ ข้อนี้ ควรระมัดระวังอย่างยิ่ง

๑๑. ตำแหน่ง หมายถึง ตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ กล่าวคือผู้บังคับบัญชาหน่วยงานชั้นนั้น ๆ เช่น กรม ได้แก่ อธิบดี จังหวัด ได้แก่ ผู้ว่าราชการจังหวัด ส่วนผู้ปกครองคณะสงฆ์นี้ เจ้าอาวาสและเจ้าคณะเท่านั้น เป็นเจ้าของหนังสือในส่วนวัดและส่วนคณะสงฆ์ชั้นนั้น ๆ ผู้ช่วยเจ้าอาวาสและรองเจ้าอาวาส และรองเจ้าคณะลงนามได้เฉพาะในกรณีที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น แม้ได้รับมอบหมายแล้วก็ต้องลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือไว้ด้วย

๑๒. เจ้าของเรื่อง หมายถึง ส่วนราชการที่เป็นเจ้าของเรื่อง เช่น “กองศาสนูปถัมภ์” “สำนักงานศึกษาธิการจังหวัด” “ฝ่ายการปกครอง”

๑๓. โทร. หมายถึง หมายเลขโทรศัพท์ผู้เป็นเจ้าของเรื่องนั้น ๆ

๑๔. สำเนาส่ง หมายถึง ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งหรือบุคคลที่ได้ส่งสำเนาหนังสือฉบับนั้นให้ ถ้ามีมากให้แยกรายชื่อไว้ส่วนหนึ่ง