ตอนที่ ๓
หนังสือประทับตรา
————-
หนังสือประทับตรา เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อประสานงานอีกชนิดหนึ่ง ซึ่งเจ้าของหนังสือไม่ต้องลงนาม ใช้ตราชื่อหน่วยงานประทับแทนการลงชื่อ โดยให้หัวหน้ากองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากเจ้าของหนังสือเป็นผู้ลงชื่อย่อกำกับตรา กำหนดหลักเกณฑ์ที่ให้ใช้ไว้ ๖ คือ
(๑) ขอทราบรายละเอียดเพิ่มเติม
(๒) การส่งสำเนาหนังสือหรือสิ่งของหรือเอกสารหรือบรรณสาร
(๓) การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน
(๔) การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
(๕) การเตือนเรื่องที่ค้าง
(๖) เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนด โดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา
หนังสือชนิดนี้ มีข้อความกะทัดรัด เหมาะสมในการใช้เกี่ยวกับงานที่ไม่สำคัญเป็นการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย มีรายละเอียด ๘ คือ ที่, ถึง, ข้อความ, ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก, ตราชื่อส่วนราชการ, วัน เดือน ปี, ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง, และโทร. หรือที่ตั้ง
(๑) ที่ ปฏิบัติเช่นเดียวกับหนังสือภายนอก
(๒) ถึง หมายถึงส่วนราชการหน่วยงานหรือผู้รับ
(๓) ข้อความ ให้ลงเฉพาะสาระสำคัญ ของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย
(๔) ส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
(๕) ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกแดงและผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับ
(๖) วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขบอกวันที่ ชื่อเดือนใช้เต็ม และตัวเลขบอก พ.ศ.
(๗) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับในหนังสือภายนอก
(๘) โทร. หรือ ที่ตั้ง ให้ลงเลขโทรศัพท์ของเจ้าของเรื่อง ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงที่อยู่ตามความจำเป็น
หนังสือชนิดนี้ ทางการคณะสงฆ์ไม่นิยมใช้ หากจะใช้ก็อนุโลมตามแบบที่แสดง มา และเว้นชื่อเจ้าของเรื่องเสีย