ตอนที่ ๖ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ตอนที่ ๖

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น

หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

————–

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานจัดทำขึ้นตามอำนาจหน้าที่ หรือหนังสือที่บุคคล ภายนอกทำขึ้นยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ ชื่อว่า “หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ” มี ๔ ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และ หนังสืออื่น

๑. หนังสือรับรอง

หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือส่วนราชการ เพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง มีรายละเอียดดังนี้

๑. เลขที่ ให้ลงเลขที่เริ่มแต่ ๑ เป็นต้นไปจนสิ้นปีปฏิทิน

๒. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ และจะลงที่ตั้งด้วยก็ได้

๓. ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า “หนังสือฉบับนี้ ให้ไว้เพื่อรับรองว่า” แล้วต่อชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง เฉพาะบุคคล ใช้ระบุคำนำหน้านาม ชื่อ นามสกุล ตำแหน่งหน้าที่ สังกัดหน่วยงาน แล้วจึงลงข้อความ

๔. ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงเลขบอกวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และเลขบอก พ.ศ.

๕. ลงชื่อ ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับในระเบียบ

๖. ตำแหน่ง ให้ปฏิบัติเช่นเดียวกับในระเบียบ

๗. รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง ใช้ในกรณีที่สำคัญซึ่งออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูปถ่ายของผู้ได้รับการรับรอง ขนาด ๔ ´ ๖ ซม. หน้าตรง ไม่สวมหมวกประทับตราชื่อส่วนราชการบนขอบด้านขวามือของรูปถ่าย ให้ลงชื่อผู้ได้รับการรับ รองลงลายมือชื่อไว้ด้านล่างและมีชื่อเต็มด้วย

๒. รายงานการประชุม

รายงานการประชุม คือ การบันทึกเหตุการณ์ในที่ประชุมความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน มีรายละเอียดดังนี้

๑. รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุม

๒. ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม

๓. เมื่อ ให้ลง วัน เดือน ปี ที่ประชุม

๔. ณ ให้ลงสถานที่ที่ประชุม

๕. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่เป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ถ้ามีผู้มาประชุมแทน ให้ลงระบุว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด

๖. ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและตำแหน่งผู้เป็นคณะที่ประชุมซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผลมี่ไม่มาประชุม

๗. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและตำแหน่งของผู้ที่มิได้เป็นคณะที่ประชุม แต่มาร่วมประชุม

๘. เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

๙. ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม ให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม และเรื่องที่ประชุมหรือระเบียบวาระการประชุมพร้อมทั้งมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมแต่ละเรื่องตามลำดับ

๑๐. เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาเลิกประชุม

๑๑. ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม

๑๒. ผู้รับรองรายงานการประชุม หมายถึง ประธานที่ประชุมซึ่งลงนามรับรองในเมื่อที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมนั้นแล้ว

๓. บันทึก

บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับ บัญชาสั่งผู้ใต้บังคังบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานต่ำกว่าระดับกรมติดต่อ กันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติให้กำหนดใช้กระดาษบันทึกข้อความ มีรายละเอียดดังนี้

๑. ชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง โดยใช้คำขึ้นต้นตามความเหมาะสม

๒. สาระสำคัญของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบให้ระบุไว้ด้วย

๓. ชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลงวัน เดือน ปี ที่บันทึกไว้ด้วย

๔. หนังสืออื่น

หนังสืออื่น คือหนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานใน ทางราชการ รวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบันทึกเสียง เทปบันทึกภาพ หรือหนังสือที่บุคคลภายนอกทำขึ้นยื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่รับเข้าทะเบียนของทางราชการ

หนังสือดังกล่าวนี้ มีแบบตามที่หน่วยงานแต่ละหน่วยจะกำหนดขึ้น เว้นแต่ที่มีแบบตามกฎหมายกำหนด เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้องเป็นต้น

หนังสือประเภทนี้ ทั้ง ๔ ชนิด การคณะสงฆ์ คงใช้ตามหลักที่กล่าวนี้ จึงควรได้ทำความเข้าใจให้ถูกต้อง