ส่วนที่ ๒ หนังสือราชการลับกับหนังสือราชการด่วน

ส่วนที่ ๒

หนังสือราชการลับกับหนังสือราชการด่วน

—————-

หนังสือราชการนั้น กล่าวโดยลักษณะพิเศษเป็น ๓ คือ หนังสือราชการลับ ๑ หนังสือราชการด่วน ๑ ราชการด่วนพิเศษ ๑

หนังสือราชการลับ

หนังสือราชการลับ คือ หนังสือราชการที่ต้องสงวนเป็นความลับ โดยกำหนดในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ พ.ศ.๒๕๑๗ กำหนดความลับเป็น ๔ ชั้น คือ

๑. ลับที่สุด ได้แก่ความลับที่มีความสำคัญที่สุดเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุ หรือบุคคล ซึ่งถ้าหากความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ อาจทำให้เสียหายหรือเป็นอันตรายต่อความมั่นคง ความปลอดภัยหรือความสงบเรียบร้อยของประเทศชาติ หรือพันธมิตรอย่างร้ายแรงที่สุด เช่น นโยบายหรือแผนการที่สำคัญของชาติ ซึ่งถ้าเปิดเผยก่อนเวลาอันสมควร จะก่อให้เกิดผลเสีย หายอย่างร้ายแรงที่สุดแก่ประเทศชาติ

๒. ลับมาก ได้แก่ความลับที่มีความสำคัญมาก เกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุ หรือบุคคล ซึ่งถ้าหากความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงบุคคลที่ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ อาจทำให้เกิดความเสียหายหรือภยันตรายต่อความมั่นคงความปลอดภัยของประเทศชาติ หรือพันธมิตรหรือความสงบเรียบร้อยภายในราชอาณาจักรอย่างร้ายแรง เช่น แผนงานปราบปรามผู้ก่อการร้าย รายงานการแต่งตั้งถอดถอน หรือโยกย้ายข้าราชการในตำแหน่งที่สำคัญมาก

๓. ลับ ได้แก่ความลับที่มีความสำคัญเกี่ยวกับข่าวสาร วัตถุ หรือบุคคล ซึ่งถ้าหากความลับดังกล่าวทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนรั่วไหลไปถึงผู้ที่ไม่มีหน้าที่ได้ทราบอาจทำให้เกิดความเสียหายต่อทางราชการ หรือเกียรติภูมิประเทศ หรือพันธมิตร เช่น การดำเนินการเกี่ยวกับการตรากฎหมายที่สำคัญบางเรื่อง ประกาศคำสั่งที่สำคัญที่อยู่ในระหว่างดำเนินการ

๔. ปกปิด ได้แก่ความลับที่ซึ่งไม่พึงเปิดเผยให้ผู้ไม่มีหน้าที่ได้ทราบ โดยสงวนไว้ให้ทราบเฉพาะบุคคลที่มีหน้าที่ต้องทราบ เพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติราชการเท่านั้น เช่น เอกสารของทางราชการบางเรื่องที่มุ่งใช้ในทางราชการเท่านั้น เช่น คำบรรยาย คำรายงาน หรือ ความเห็น

หนังสือราชการลับนั้น ทางราชการกำหนดวิธีปฏิบัติไว้ละเอียดเกี่ยวกับการลงทะเบียนเอกสารลับ, เครื่องหมายแสดงชั้นความลับ, การบรรจุซอง, การผนึกซอง, การส่งภายในประเทศ, การรับ

ส่วนหนังสือทางการคณะสงฆ์ มิได้กำหนดชั้นแห่งความลับไว้ แต่โดยการปฏิบัตินั้น คงอนุโลมตามชั้นแห่งความลับทั้ง ๔ ของทางราชการนั่นเอง เพราะปรากฏตามความในข้อ ๕๑ แห่งกฎมหาเถรสมาคมฉบับที่ ๒๔ ว่า “พระสังฆาธิการต้องรักษาข้อความอันเกี่ยวกับการคณะสงฆ์ที่ยังไม่ควรเปิดเผย”

หนังสือราชการด่วน

หนังสือราชการนั้น นอกจากงานที่ปฏิบัติตามปกติแล้ว ยังมีงานที่จะต้องปฏิบัติเร็วกว่าปกติ พอแยกตามลักษณะชั้นแห่งความเร็วเป็น ๔ คือ ด่วนที่สุด ด่วนมาก ด่วน และด่วนภายใน

๑. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยฉบับพลันทันทีที่ได้รับหนังสือ

๒. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว

๓. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้

๔. ด่วนภายใน ให้ผู้ส่งหนังสือส่งให้ถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนดไว้ที่หน้าซอง

หนังสือด่วนที่สุด ด่วนมาก และด่วน ให้ลงชั้นความเร็วว่า “ด่วนที่สุด” “ด่วนมาก” “ด่วน” ไว้ด้านบนซ้ายมือ ใช้ตัวอักษรตัวโตหมึกสีแดงทั้งในหนังสือและหน้าซอง ควรจัดทำตรายางไว้ประทับ

หนังสือด่วนภายใน ให้ลงว่า “ด่วนภายใน…..” แล้วเพิ่มวัน เดือน ปี และเวลาที่ต้องการจะให้ถึงผู้รับ ไว้ที่กลางเฉพาะที่หน้าซอง

ราชการด่วนพิเศษ

เรื่องราชการใดที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน ให้ส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารพิเศษ เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือ วิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น มีหลักเกณฑ์ปฏิบัติดังนี้

(๑) ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ

(๒) ถ้าจำเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือ ให้ทำหนังสือยืนยันตามทันที

(๓) เฉพาะที่ส่งทางโทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน

ส่วนการคณะสงฆ์นั้น แม้มิได้กำหนดหนังสือด่วนและด่วนพิเศษไว้โดยตรง แต่ในทางปฏิบัติต้องอนุโลมตามหนังสือราชการด่วนและราชการด่วนพิเศษโดยแท้