ตอนที่ ๓
การทำสำเนา
————
เอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนกับต้นฉบับ ชื่อว่า “สำเนา” ก็แล สำเนานั้นมี ๓ ชนิด คือ สำเนาคู่ฉบับ ๑ สำเนาภาพถ่าย ๑ สำเนาคัดลอก ๑
สำเนาคู่ฉบับ คือสำเนาที่ทำพร้อมกับต้นฉบับ ซึ่งเมื่อจะพิมพ์หรือเขียนได้มีการซ้อนกระดาษคาร์บอนและกระดาษพิมพ์ แผ่นหน้าเรียกว่า “ต้นฉบับ” แผ่นถัดไปเรียกว่า “สำเนาคู่ฉบับ” ต้นฉบับใช้เป็นเอกสารหลักและใช้ติดต่อ ส่วนสำเนาคู่ฉบับใช้เป็นเอกสารเก็บ มิได้ใช้ติดต่อ ทางราชการให้ลงชื่อผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ทาน และผู้ตรวจ คือผู้ลงนามในต้นฉบับไว้ท้ายสำเนาคู่ฉบับด้วย ในทางการคณะสงฆ์มีเฉพาะชื่อผู้ตรวจคือเจ้าคณะผู้บังคับบัญชาเท่านั้น
สำเนาภาพถ่าย คือสำเนาที่ใช้เครื่องถ่ายเอกสารถ่ายจากต้นฉบับ ซึ่งนิยมมากในปัจจุบัน สำเนาชนิดนี้ ต้องมีผู้ลงนามรับรองว่า “สำเนาอันถูกต้อง” หรือว่า “ได้ถ่ายจากต้นฉบับจริง” ไว้ด้วย แม้การใช้เครื่องปรุลงกระดาษไข ก็จัดเป็นสำเนาภาพถ่ายด้วย
สำเนาคัดลอก คือสำเนาที่คัดลอกจากต้นฉบับด้วยการเขียนหรือพิมพ์ข้อความตามต้นฉบับลงในกระดาษใหม่ มีชื่อผู้รับรองสำเนา สำเนาชนิดนี้เรียกว่า “สำเนาคัดลอก” มีวิธีปฏิบัติดังนี้
๑. พิมพ์หรือเขียนคำว่า “สำเนา” ลงกลางกระดาษอยู่ภายในวงเล็บ แล้วคัดข้อความทั้งหมดในหนังสือฉบับนั้น ๆ ลงตามต้นฉบับทุกอักษร ย่อหน้า วรรคตอน คงไว้ตามเดิมทุกประการ พิมพ์คำว่า “ลงนาม” ภายในวงเล็บ หน้าลายชื่อผู้ลงนามในหนังสือ และพิมพ์ชื่อผู้ลงนาม
๒. พิมพ์เพิ่มว่า “สำเนาอันถูกต้อง” ไว้มุมซ้ายใต้ข้อความเดิม ๒-๓ บรรทัด ลงชื่อผู้รับรอง สำเนา พร้อมด้วยตำแหน่ง และวัน เดือน ปี พิมพ์ชื่อผู้คัดและผู้ทานไว้มุมขวามือ ต่ำกว่าบรรทัด วัน เดือน ปี ๒-๓ ระยะบรรทัด
อนึ่ง เรื่องใดเห็นควรส่งสำเนาให้หน่วยงานหรือผู้ดำรงตำแหน่งใดทราบ ก็พิมพ์ชื่อหน่วยงานหรือชื่อผู้นั้นส่งได้ เช่น
สำเนาเรียน เจ้าคณะ………………………
ในกรณีเช่นนี้ ถือว่าผู้ได้รับสำเนานั้นได้รับทราบเรื่องนี้เป็นทางราชการ หรือทางการคณะสงฆ์แล้ว สำเนาเป็นเรื่องเลขานุการเจ้าคณะและพระสังฆาธิการ ด้วยศึกษาให้เข้าใจพอควรแก่ฐานะ
Hits: 193