ตอนที่ ๔
การบันทึก
———-
การบันทึก คือการเขียนหรือพิมพ์ข้อความเพื่อประโยชน์แก่งานสารบรรณ โดยประเภทแบ่งเป็น ๔ คือ บันทึกย่อเรื่อง ๑ บันทึกรายงาน ๑ บันทึกความเห็น ๑ บันทึกติดต่อ หรือสั่งการ ๑ ซึ่งแตกต่างจากหนังสือภายใน และไม่มีแบบแน่นอน
บันทึกย่อเรื่อง คือการบันทึกย่อความจากเรื่องเดิม เก็บเอาเฉพาะประเด็นที่สำคัญและให้ได้ความครบตามเรื่องเดิม ข้อความตอนใดสำคัญมาก ควรลงเครื่องหมายสัญประกาศไว้
บันทึกรายงาน คือการบันทึกเรื่องที่ได้ปฏิบัติหรือได้พบเห็นหรือสืบสวนได้เสนอต่อผู้บังคับบัญชา
บันทึกความเห็น คือการบันทึกความเห็นเสนอผู้บังคับบัญชา แสดงความเห็นเกี่ยวกับเรื่องที่เสนอ จะบันทึกในท้ายเรื่องนั้นหรือแนบหน้าเรื่องก็ได้ หากเรื่องใดอาจสั่งการได้หลายทาง ให้บันทึกไว้โดยแจ่มชัดว่า ถ้าสั่งการอย่างนั้น ผลจักเป็นอย่างนั้นไว้ เพื่อเป็นแนวทางประกอบพิจารณาด้วย
บันทึกติดต่อหรือสั่งการ คือการบันทึกติดต่องานในหน่วยเดียวกัน หรือบันทึกสั่งการของผู้บังคับบัญชา
บันทึกตามหลักการทั้ง ๔ นั้น ว่าโดยลักษณะแห่งการใช้พอกล่าวได้เป็น ๓ คือ
๑. ใช้ติดต่อกันภายในวงงาน
๒. ใช้บันทึกแนบหน้าเรื่อง
๒.๑ เรื่องที่รับมาปฏิบัติ
๒.๒ เรื่องที่เริ่มปฏิบัติในหน่วยงาน
๓. ใช้บันทึกคำสั่งของผู้บังคับบัญชา
Views: 313