ตอนที่ ๖
การลงนามในหนังสือการคณะสงฆ์
————-
การลงนามและตำแหน่งในหนังสือการคณะสงฆ์ แม้จะไม่มีระเบียบงานสารบรรณกำหนดไว้ก็จริง แต่เมื่อว่าโดยบทบัญญัติซึ่งกำหนดให้มีรองเจ้าอาวาสหรือผู้ช่วยเจ้าอาวาสก็ดี ให้มีรองเจ้าคณะในส่วนภูมิภาคก็ดี ก็ให้มีไว้เพื่อเป็นผู้ช่วยในชั้นนั้นๆ มิใช่มีไว้เพื่อเป็นเจ้าของงานโดยเด็ดขาด แต่ละชั้นในหน่วยงานนั้น ๆ ผู้บังคับบัญชาโดยตรงเท่านั้นเป็นเจ้าของหนังสือ ส่วนรองเจ้าอาวาสหรือผู้ช่วยเจ้าอาวาสที่ได้รับมอบหมาย เป็นเจ้า ของเรื่องแต่ละเรื่องได้ รองเจ้าคณะในชั้นต่าง ๆ ก็เช่นกัน ตำแหน่งผู้เป็นเจ้าของหนังสือการคณะสงฆ์จึงแยกกันได้ คือ เจ้าคณะใหญ่ เป็นเจ้าของหนังสือในหน, เจ้าคณะภาค เป็นเจ้าของหนังสือในภาค, เจ้าคณะจังหวัด เป็นเจ้าของหนังสือในจังหวัด, เจ้าคณะอำเภอ เป็นเจ้าของหนังสือในอำเภอ, เจ้าคณะตำบล เป็นเจ้าของหนังสือในตำบล, และเจ้าอาวาส เป็นเจ้าของหนังสือในวัด
ตำแหน่งดังกล่าวนี้ เป็นตำแหน่งที่มีอำนาจในการลงนามและเป็นเจ้าของหนังสือโดยตรง ส่วนตำแหน่งรองเจ้าคณะทุกชั้น และตำแหน่งรองเจ้าอาวาสหรือผู้ช่วยเจ้าอาวาส หากได้รับมอบหมายเรื่องใด ย่อมเป็นเจ้าของเรื่องนั้นเท่านั้น และมีอำนาจลงนามในหนังสือการคณะสงฆ์ โดยลงนามในฐานะปฏิบัติการแทน หรือทำการแทนได้ โดยใช้ตำแหน่ง ดังนี้
“รองเจ้าคณะ…………………ปฏิบัติการแทน
เจ้าคณะ……….……..”
หรือ
“รองเจ้าอาวาส ปฏิบัติการแทน
เจ้าอาวาสวัด………..”