ส่วนที่ ๑
ลักษณะและวัตถุประสงค์
—————————-
การประชุมนั้น แม้จะมีมากก็ตาม แต่พอสรุปโดยลักษณะเป็น ๖ คือ
๑) ประชุมปรึกษาหารือหรือพิจารณาหรือเพื่อรับทราบ
๒) ประชุมชี้แจง สั่งการ มอบงานหรือนโยบาย
๓) ประชุมอบรมหรือประชุมเชิงวิชาการ หรือเชิงปฏิบัติการ
๔) ประชุมสัมมนา
๕) ประชุมปฏิบัติภารกิจ
๖) ประชุมสังสรรค์หรือสร้างสรรค์ความสามัคคี
การประชุมทั้ง ๖ ลักษณะนี้ เฉพาะลักษณะที่ ๑ เป็นเรื่องที่จะเรียนถวายในส่วนที่ ๒ เป็นต้นไป ส่วน ๕ ลักษณะหลัง ขอชี้แจงประกอบเพียงความหมาย
๑) ลักษณะที่ ๒ หมายถึง การประชุมที่จัดขึ้น
(๑) เพื่อแนะนำชี้แจงเรื่องที่ควรแนะนำชี้แจง
(๒) เพื่อสั่งการในเรื่องที่ควรสั่งการ
(๓) เพื่อมอบงานใด ๆ ให้รับไปปฏิบัติ
(๔) เพื่อให้รับทราบนโยบาย
๒) ลักษณะที่ ๓ หมายถึง การประชุมผู้ใต้บังคับบัญชาหรือกลุ่มชนอื่น
(๑) เพื่ออบรมให้ได้รับความรู้ในเชิงวิชาการ
(๒) เพื่อฝึกอบรมให้เกิดทักษะในการปฏิบัติการ
๓) ลักษณะที่ ๔ หมายถึง การประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดเห็น เรื่องใดเรื่องหนึ่ง ทั้งที่อยู่ในวงงานรับผิดชอบหรือเรื่องโดยทั่วไปเพื่อหาข้อสรุป แต่ผลของการประชุม เป็นเพียงข้อเสนอแนะ ผู้เกี่ยวข้องจะปฏิบัติตามหรือไม่ก็ได้
๔) ลักษณะที่ ๕ หมายถึง การประชุมเพื่อร่วมกันกระทำกรณียกิจ ทั้งที่อยู่ในความรับผิดชอบ ทั้งในกรณียกิจทั่วไป
๕) ลักษณะที่ ๖ หมายถึง การประชุมพบปะสังสรรค์ เพื่อ
(๑) เพื่อให้เกิดความสนิทสนมกลมเกลียวกัน
(๒) เพื่อให้เกิดพลังแห่งความสมัครสมานสามัคคี
การประชุมทุกลักษณะ ย่อมมีวัตถุประสงค์เป็น ๖ คือ
๑) เพื่อยุติหรือชี้ขาดปัญหาใด ๆ
๒) เพื่อรับทราบนโยบาย คำชี้แจง คำสั่ง หรือแนวการปฏิบัติงาน
๓) เพื่อพัฒนาทางวิชาการและการปฏิบัติ
๔) เพื่อวิจัยข้อมูลและหาข้อสรุป
๕) เพื่อดำเนินภารกิจในความรับผิดชอบ
๖) เพื่อสร้างสรรค์ความสามัคคี
แต่เมื่อย่นให้สั้นลง คงได้ ๒ คือ
๑) เพื่อป้องกันความเสื่อม ๒) เพื่อสร้างความเจริญก้าวหน้า