ส่วนที่ ๒
องค์ประชุม
——————
ที่ประชุมซึ่งจัดตั้งขึ้นเป็นรูปแบบคณะกรรมการ คณะผู้บริหารหรือรูปแบบใดก็ตาม จะต้องมีกำหนดจำนวนผู้เข้าประชุมขั้นต่ำไว้ มีผู้เข้าประชุมครบตามที่กำหนด จึงจัดเป็นองค์ประชุม หากมีผู้เข้าประชุมไม่ถึงจำนวนที่กำหนด หาเป็นองค์ประชุมไม่ เรื่ององค์ประชุมนั้นมีข้อควรศึกษา ดังนี้
ส่วนประกอบขององค์ประชุม
ที่ประชุมโดยทั่วไป ย่อมกำหนดองคาพยพของที่ประชุมไว้ตามความเหมาะสมแก่ลักษณะงาน คือ
๑) ประธานกรรมการ, ประธาน…, รองประธานกรรมการ, รองประธาน…
๒) กรรมการ, กรรมาธิการ, สมาชิกหรืออนุกรรมการ
ส่วนที่ประชุมเจ้าคณะผู้ปกครองคณะสงฆ์ พอจัดรูปแบบได้ดังนี้
๑) เจ้าคณะ
๒) รองเจ้าคณะ
๓) เจ้าคณะถัดลงมาหรือเจ้าอาวาส
ส่วนประกอบขององค์ประชุมดังกล่าวนี้ ถ้านับจำนวน ต้องไม่ต่ำกว่า ๓ ส่วนสูง คงเป็นไปตามความเหมาะสม ขอเรียนถวายเฉพาะระดับเจ้าคณะผู้ปกครองคณะสงฆ์เท่า นั้น รูปแบบการปกครองคณะสงฆ์ตามพระราชบัญญัติคณะสงฆ์ฉบับที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน มิได้กำหนดให้บริหารการคณะสงฆ์เป็นรูปแบบคณะกรรมการสงฆ์ ดังเช่นในพระราช-บัญญัติคณะสงฆ์ฉบับก่อน แต่ถึงกระนั้น เจ้าคณะผู้ปกครองคณะสงฆ์ชั้นใดชั้นหนึ่งหรือหลายชั้น ก็อาจรวมกันเข้าเป็นที่ประชุมเพื่อปรึกษาหารือหรือพิจารณาปัญหาใด ๆ ในการปฏิบัติงานคณะสงฆ์ได้ แต่มิใช่กำหนดเป็นรูปแบบสภาบริหารการคณะสงฆ์ หรือรูป แบบคณะกรรมการบริหารการคณะสงฆ์เป็นการประจำ เพียงจัดรูปแบบที่ประชุมเท่านั้น โดยเขตปกครองคณะสงฆ์ชั้นใด มีรองเจ้าคณะ ๒ รูป จัดรูปแบบที่ประชุมได้โดยเอกเทศหรืออาจจัดรวมกับเจ้าคณะชั้นถัดลงมา เป็นรูปการประชุมร่วม ส่วนเขตปกครองคณะสงฆ์ชั้นใด มีรองเจ้าคณะไม่ถึง ๒ รูป ต้องรวมกับเจ้าคณะชั้นถัดลงมาจึงจัดเป็นรูปที่ประชุมได้ การประชุมในหน่วยงานคณะสงฆ์รูปแบบดังกล่าวนี้ เจ้าคณะชั้นจัดประชุม ต้องเป็นประธานที่ประชุม รองเจ้าคณะและหรือเจ้าคณะชั้นถัดลงมา ก็เสมือนหนึ่งสมาชิกหรือกรรมการแห่งที่ประชุม เลขานุการเจ้าคณะผู้จัดประชุม ควรเป็นเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่ที่ประชุม แต่เมื่อเลขานุการเจ้าคณะไม่มีหรือไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้ เจ้าคณะผู้เป็นประธานที่ประชุม จะคัดเลือกผู้ใดผู้หนึ่งทำหน้าที่เลขานุการที่ประชุมก็ย่อมได้ ตัวอย่างการจัดที่ประชุม มีดังนี้
ชั้นอำเภอ ที่มีรองเจ้าคณะครบ ๒ รูป
๑) เจ้าคณะอำเภอ ประธานที่ประชุม
๒) รองเจ้าคณะอำเภอ
๓) รองเจ้าคณะอำเภอ หรือเพิ่ม
๔) เจ้าคณะตำบล
– เลขานุการเจ้าคณะอำเภอ เลขานุการที่ประชุม
จะจัดรูปที่ประชุมเพียง เจ้าคณะอำเภอ รองเจ้าคณะอำเภอทั้ง ๒ รูป โดยมีเลขานุการเจ้าคณะอำเภอ เป็นเลขานุการที่ประชุม หรืออาจให้เจ้าคณะตำบลและหรือเจ้าอาวาสในสังกัดเข้าร่วมเป็นส่วนประกอบองค์ประชุมด้วยก็ได้
ชั้นอำเภอ ที่มีรองเจ้าคณะไม่ถึง ๒ รูป
๑) เจ้าคณะอำเภอ ประธานที่ประชุม
๒) รองเจ้าคณะอำเภอ
๓) เจ้าคณะตำบล
– เลขานุการเจ้าคณะอำเภอ เป็นเลขานุการที่ประชุม
จะจัดเป็นที่ประชุมโดยเอกเทศเฉพาะชั้นมิได้ ต้องให้เจ้าคณะตำบลในสังกัด เข้าเป็นส่วนประกอบขององค์ประชุม หรืออาจให้เจ้าอาวาสในสังกัดเข้าร่วมอีกก็ได้
อนึ่ง ในที่ประชุมโดยทั่วไปอาจมีเลขาธิการ เลขานุการ หรือเจ้าหน้าที่ เป็นผู้สนองงานการประชุมทุกครั้ง ตามฐานะของที่ประชุม แต่ทั้งเลขาธิการ เลขานุการ หรือ เจ้าหน้าที่ มิใช่ส่วนประกอบขององค์ประชุม เว้นแต่ผู้นั้นเป็นกรรมการ กรรมาธิการ หรือสมาชิกของที่ประชุมนั้นอยู่ด้วย
หน้าที่ของส่วนประกอบขององค์ประชุม
ส่วนประกอบขององค์ประชุมและผู้สนองงานที่ประชุมนั้น ย่อมมีหน้าที่ในการประชุมแตกต่างกันตามตำแหน่ง คือ
๑. ประธานที่ประชุม
๑) รักษาความเรียบร้อยในที่ประชุม
๒) ควบคุมการประชุมให้เป็นไปโดยถูกต้องตามข้อบังคับหรือระเบียบแบบแผน
๓) อนุญาตให้ผู้ใดผู้หนึ่งอภิปราย
๔) จำกัดเวลาให้อภิปราย
๕) จำกัดให้อภิปรายในประเด็นโต้แย้งหรือสนับสนุน
๖) มีสิทธิใช้มติวินิจฉัย
๗) สั่งพักการประชุมชั่วคราว หรือสั่งปิดประชุม หรือสั่งเลื่อนการประชุมออกไปประชุมในคราวต่อไป
รองประธาน มีหน้าที่ปฏิบัติการแทนประธานในเมื่อประธานไม่อยู่หรือในเมื่อประธานไม่อาจปฏิบัติหน้าที่ได้
๒. กรรมการหรือสมาชิก
๑) เข้าประชุมตามกำหนดที่นัดหมาย
๒) เสนอญัตติตามระเบียบข้อบังคับ
๓) เสนอข้อคิดเห็น หรือข้อแนะนำและคัดค้านหรือสนับสนุนโดยการอภิปรายในเมื่อได้รับอนุญาต
๔) เชื่อฟังและปฏิบัติตามคำสั่งของประธาน และเคารพต่อระเบียบข้อบังคับของที่ประชุม
๕) มีสิทธิออกเสียงลงคะแนน
๓. เลขาธิการหรือเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่
๑) ระยะก่อนประชุม จัดทำระเบียบวาระการประชุม จัดทำ และส่งหนังสือนัดประชุมพร้อมกับส่งระเบียบวาระการประชุมด้วย (ถ้ามี) จัดส่งรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว (ถ้ามี) และเตรียมการอื่น
๒) ระยะการประชุม ควบคุมดูแลงานเกี่ยวการกับประชุมให้เป็นไป โดยความเรียบร้อยและให้เป็นไปตามที่ประธานสั่ง จดบันทึกการประชุม
๓) ระยะหลังการประชุม จัดทำรายงานการประชุม แจ้งมติที่ประชุมเพื่อรับทราบและถือปฏิบัติ เก็บเอกสารที่ผ่านการประชุมแล้ว ปฏิบัติการอื่นอันเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงาน
รองหรือผู้ช่วยเลขาธิการ ผู้ช่วยเลขานุการ มีหน้าที่ช่วยเหลือกิจการทั่วไปของเลขาธิการหรือเลขานุการ หรืออาจได้ทำการแทน ที่ยกมาเรียนถวายนี้ เป็นหลักประชุมโดยทั่วไป แต่ในการประชุมเจ้าคณะผู้ ปกครองคณะสงฆ์ มิได้กำหนดไว้ชัดเจน ก็คงปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ดังกล่าวโดยอนุโลม แต่หลักสำคัญของคณะสงฆ์นั้น ถืออปริหานิยธรรมสูตรเป็นหลัก