ส่วนที่ ๓
การเตรียมการและวิธีการประชุม
————————
การเตรียมการประชุม
การประชุมย่อมมีการเตรียมการอันเป็นบุรพกิจ การเตรียมการนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับที่ประชุมใหญ่หรือเล็ก หากที่ประชุมใหญ่ ต้องมีการเตรียมการมาก พอแยกกล่าวเป็น ๒ คือ
๑. การเตรียมการของผู้เข้าประชุม
๑) เตรียมการตรวจระเบียบวาระการประชุมให้เข้าใจ
๒) เตรียมตรวจข้อบังคับของการประชุม
๓) เตรียมหาประเด็นโต้แย้งหรือสนับสนุน
๔) เตรียมเสนอญัตติ
๒. การเตรียมการของเลขาธิการหรือเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่
๑) เตรียมจัดสถานที่ประชุม
๒) เตรียมอุปกรณ์การประชุม
๓) เตรียมการอื่นอันจะเป็นโยชน์ต่อการประชุม
วิธีการประชุม
ส่วนวิธีการประชุมนั้น เฉพาะที่พอกล่าวไว้เป็นแนวทาง คือ
๑) เลขานุการหรือเจ้าหน้าที่ ต้องเตรียมสมุดลงนามสำหรับผู้เข้าประชุม
๒) กรรมการหรือสมาชิกมาถึงแล้ว ต้องรีบลงนาม
๓) ถึงเวลาแล้ว ประธานกล่าวเปิดประชุม
๔) ประธานแจ้งเรื่องใด ๆ ให้ที่ประชุมทราบ
๕) เลขานุการหรือเจ้าหน้าที่อ่านรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว เพื่อให้ที่ประชุมพิจารณารับรอง
๖) เมื่อที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมแล้ว ให้ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระต่อไป
๗) เมื่อกรรมการหรือสมาชิกอภิปรายประเด็นใด เลขานุการหรือเจ้าหน้าที่ต้องจดบันทึก
๘) เมื่อที่ประชุมลงมติในญัตติใด เลขานุการหรือเจ้าหน้าที่ต้องจดบันทึกเป็นหลักฐาน
๙) กรรมการหรือสมาชิกที่จะอภิปราย ต้องได้รับอนุญาตจากประธาน
๑๐) ประธานต้องวางตนเป็นกลาง และควบคุมการประชุมให้เป็นไปด้วยดี ส่วนการประชุมของเจ้าคณะผู้ปกครองคณะสงฆ์ชั้นต่าง ๆ ก็มีการเตรียมการและวิธีจัดการประชุมอย่างเดียวกัน โดยอนุโลมตามวิธีที่กล่าวนี้