ส่วนที่ ๔
เอกสารการประชุม
—————————-
เอกสารเป็นอุปกรณ์อันสำคัญยิ่งในการประชุม และเป็นอุปกรณ์ที่จะขาดเสียมิได้ และการจัดทำเอกสารดังกล่าวนี้ เป็นหน้าที่ของเลขาธิการหรือเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่ เอกสารการประชุมนั้น แยกเป็น ๒ คือ ระเบียบวาระการประชุม ๑ รายงานการประชุม ๑
ระเบียบวาระการประชุม
เรื่องหรือประเด็นที่เตรียมนำเข้าปรึกษาหารือ หรือพิจารณาทำความตกลงกันในที่ประชุม ชื่อว่า “เรื่องที่จะประชุม” และการจัดเรื่องเข้าลำดับแห่งการพิจารณาก่อนหลัง ชื่อว่า “ระเบียบวาระการประชุม”
โดยปกติ ที่ประชุมทุกระดับ จะต้องดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระการประชุม การประชุมจึงจะเป็นไปโดยความเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ ที่ประชุมใดไม่ดำเนินการประชุมตามระเบียบวาระแล้ว ที่ประชุมนั้นย่อมไม่เป็นระเบียบ และระเบียบวาระการประชุมนั้น จะต้องจัดส่งให้แก่ผู้เข้าประชุมพร้อมกับการนัดประชุม เว้นแต่ไม่อาจส่งทัน การจัดทำระเบียบวาระการประชุมนั้น กำหนดให้จัดเรื่องที่จะพิจารณาก่อนหลัง ดังนี้
๑) เรื่องที่ประธานจะแจ้งที่ประชุมเพื่อทราบ
๒) รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
๓) เรื่องด่วน
๔) เรื่องธรรมดา
๕) เรื่องจรหรืออื่น ๆ
วิธีจัดทำระเบียบวาระการประชุมนั้น ให้เป็นหน้าที่ของเลขาธิการ หรือเลขานุการ หรือเจ้าหน้าที่ ผู้จัดทำต้องรวบรวมเรื่องที่จะนำเข้าพิจารณาแล้วจัดลำดับ โดยกำหนดรูปแบบ ดังนี้ :-
๑) ระเบียบวาระการประชุม………………………………………………
๒) ครั้งที่……………………….สมัย……………………………………
๓) วันที่……………………………………………………………………
๔) สถานที่…………………………………………………………………
๕) หัวข้อเรื่องหรือประเด็นตามระเบียบวาระ
(๑) เรื่องที่ประธานจะแจ้งที่ประชุมเพื่อทราบ
(๒) รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
(๓) เรื่องด่วน
(๔) เรื่องธรรมดา
(๕) เรื่องจรหรือเรื่องอื่น ๆ
รายงานการประชุม
การบันทึกรายงานการปฏิบัติงานของที่ประชุมแต่ละครั้ง โดยละเอียดถูกต้องตามความเป็นจริง ชื่อว่า “รายงานการประชุม”
รายงานการประชุมนั้น จัดทำหลังจากประชุมเสร็จแล้ว โดยจัดทำตามที่ได้จดบันทึกไว้ในขณะที่ประชุม รายงานการประชุมแต่ละครั้งนั้น จะถือปฏิบัติตามมติที่ประชุมได้ ในเมื่อที่ประชุมรับรองรายงานการประชุมนั้นแล้ว เว้นแต่บางเรื่องซึ่งลงมติให้ปฏิบัติก่อนโดยมิต้องรอรับรองรายงานการประชุม รายงานการประชุมนั้น มีข้อควรศึกษาเป็น ๔ คือ :-
๑) ประโยชน์ของรายงานประชุม
๒) หลักการจัดทำรายงาน
๓) วิธีปฏิบัติ
๔) แบบรายงานการประชุม
ประโยชน์ของรายงานการประชุม
๑) เพื่อเก็บรายงานนั้นไว้เป็นหลักฐาน
๒) เพื่อถือมติของที่ประชุมเป็นหลักดำเนินการหรือข้ออ้างอิง
๓) เพื่อแสดงกิจการที่ล่วงไปแล้ว
๔) เพื่อแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและถือปฏิบัติ
หลักการจัดทำรายงาน
๑) รายงานโดยละเอียดทุกกระทงความ พร้อมทั้งมติ (อาจลอกจากเทป)
๒) รายงานเฉพาะประเด็นที่สำคัญ อันเป็นเหตุนำไปสู่มติของที่ประชุมพร้อมทั้งมติ
๓) รายงานเฉพาะเหตุผลหรือข้อเสนอ และหรือมติของที่ประชุม
วิธีปฏิบัติ
๑) ต้องนำรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว ซึ่งที่ประชุมรับรองแล้วให้ประธานลงนามรับรองแล้วเก็บไว้เป็นหลักฐาน เป็นหลักปฏิบัติและเป็นข้ออ้างอิง
๒) ส่งรายงานการประชุมที่รับรองแล้วแก่กรรมการ หรือสมาชิกเพื่อทราบ
๓) ทำหนังสือยืนยันมติของที่ประชุมแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ และถือปฏิบัติ
๔) จัดทำรายงานการประชุมครั้งที่เสร็จใหม่ เพื่อเตรียมนำเข้าพิจารณารับรองในการประชุมครั้งต่อไป
๕) ถ้าเรื่องใดที่ประชุมมีมติให้ดำเนินการด่วน โดยมิต้องรับรองรายงานการประชุม ให้ทำหนังสือยืนยันเรื่องนั้น แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและถือปฏิบัติก่อนรับรองรายงานการประชุม
แบบรายงานการประชุม กำหนดหัวข้อใหญ่ ๑๒ ข้อ ดังนี้
๑) รายงานการประชุม คือ หัวข้อใหญ่ ต่อด้วยคำว่าคณะกรรมการหรือชื่อที่ประชุมอื่น
๒) ครั้งที่…. สมัย…… คือ บอกครั้งที่ประชุม ถ้ามีสมัยบอกสมัยสามัญ หรือสมัยวิสามัญด้วย
๓) วันที่……………. บอกวันที่ เดือน และ พ.ศ.
๔) สถานที่ประชุม บอกว่า ประชุม ณ ที่ใด
๕) ผู้มาประชุม บอกรายนามผู้เป็นองค์คณะที่ประชุมและเข้าประชุมเป็นรายบุคคลโดยระบุชื่อและตำแหน่งผู้เข้าประชุม ถ้ามีจำนวนมากอาจลงเฉพาะจำนวน
๖) ผู้ไม่มาประชุม บอกรายชื่อผู้เป็นองค์คณะที่ประชุม แต่ไม่มาประชุมเป็นรายบุคคล หรืออาจบอกเฉพาะจำนวน
๗) ผู้เข้าร่วมประชุม ระบุชื่อผู้ที่มิได้เป็นองค์คณะที่ประชุม แต่ได้เข้าประชุมร่วมด้วย
๘) เริ่มประชุม บอกเวลาเริ่มประชุม
๙) ระเบียบวาระการประชุม ระบุระเบียบวาระการประชุมตามลำดับพร้อมทั้งรายละเอียดตลอดจนมติที่ประชุม ตามวาระที่ ๑-๒-๓ เป็นต้น
๑๐) เลิกประชุมเวลา บอกเวลาเลิกประชุม
๑๑) ผู้จดรายงานการประชุม หมายถึง ผู้จดรายงาน จะเป็นเลขาธิการ หรือเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่ก็ได้
๑๒) ผู้รับรองรายงานการประชุม หมายถึง ประธานที่ประชุมซึ่งลงนามรับรองในเมื่อที่ประชุมรับรองรายการประชุมนั้นแล้ว