บทที่ ๔ งานสารบรรณ - วัดโมลีโลกยาราม ราชวรวิหาร

บทที่ ๔

งานสารบรรณ

——————

ในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน ให้ความหมายของคำว่า “งาน” และ “สารบรรณ” ไว้ดังนี้ “งาน” เป็นคำนาม หมายถึง “สิ่งหรือเรื่องที่ทำ” “สารบรรณ” เป็นคำนาม หมายถึง “หนังสือที่เป็นหลักฐาน” เมื่อรวม ๒ คำเข้ากันเป็น “งานสารบรรณ” ย่อมหมายถึง “สิ่งหรือเรื่องที่ทำด้วยหนังสือที่เป็นหลักฐาน” หรือ “งานทำหนังสือที่เป็นหลักฐาน” หรือ “งานทำหนังสือสำคัญ”

ว่าโดยความหมายในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ และฉบับ พ.ศ. ๒๕๒๖ มีความหมายดังนี้

๑. งานสารบรรณ หมายถึง งานที่ทำด้วยหนังสือกล่าวคือ คิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จดจำ ทำสำเนา รับส่ง บันทึก ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ เก็บ และค้นหา

๒. งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสารเริ่มแต่ จัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย

ตามนัยที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ ให้มองเห็นชัดเจนว่างานสารบรรณได้แก่ งานทำหนังสือสำคัญซึ่งเป็นหลักฐานของทางราชการ ของทางการคณะสงฆ์ และของหน่วยงาน อื่น ทั้งที่เป็นหน่วยงานของรัฐ หน่วยงานเอกชน หรือแม้งานของปัจเจกชน

งานสารบรรณ เป็นหัวใจแห่งการปฏิบัติงานราชการแผ่นดินและงานการคณะสงฆ์ จึงจำเป็นแก่เจ้าคณะพระสังฆาธิการและเลขานุการทางคณะสงฆ์เช่นเดียวกับที่จำ เป็นแก่ทางราชการ เพราะการปฏิบัติงานทั้งทางราชการและทางการคณะสงฆ์มีงานสารบรรณเป็นหลัก

การปฏิบัติงานสารบรรณของทางราชการและของทางการคณะสงฆ์ ว่าโดยลักษณะการปฏิบัติมีขอบข่ายเท่ากัน แต่การปฏิบัติแตกต่างกัน กล่าวคือ การปฏิบัติงานสารบรรณของทางราชการ ย่อมมีผู้ปฏิบัติหลายคนคือ มีผู้ร่าง ผู้ตรวจร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ ตรวจแก้ ผู้เสนอ ผู้ลงนาม ผู้ลงทะเบียน ผู้ส่ง ตลอดจนผู้เก็บรักษาและผู้ทำลาย หนังสือฉบับเดียว ผ่านผู้ปฏิบัติจำนวนหลายคน ส่วนทางการคณะสงฆ์นั้น ขั้นตอนแห่งการปฏิบัติ ก็เช่นเดียวกับทางราชการ แต่มีผู้ปฏิบัติน้อย กล่าวคือ มีเพียงผู้จัดทำและผู้ลงนาม หรือมีเพียงเลขานุการและผู้บังคับบัญชาเท่านั้น

เพราะการปฏิบัติงานสารบรรณของทางการคณะสงฆ์เป็นเช่นว่านี้ ทั้งเจ้าคณะพระสังฆาธิการผู้ปกครองคณะสงฆ์ทั้งรองเจ้าคณะ เลขานุการเจ้าคณะและเลขานุการรองเจ้าคณะ ควรได้ศึกษาวิชางานสารบรรณโดยละเอียด แต่เพราะทางการคณะสงฆ์มิได้กำหนดระเบียบงานสารบรรณไว้ คงอนุโลมใช้ระเบียบงานสารบรรณของทางราชการ ดังนั้น ในการเรียนเรื่องงานสารบรรณนี้ จะต้องยึดระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ เป็นแนวทางในส่วนหลัก โดยขอแยกเรียนถวายเป็น ๕ ส่วน คือ.-

๑. หนังสือราชการ

๒. หนังสือราชการลับกับหนังสือราชการด่วน

๓. การปฏิบัติงานสารบรรณ

๔. ข้อควรศึกษาเกี่ยวกับงานสารบรรณ

๕. แบบหนังสือราชการ